Gutscheine: Buchen, verstehen & versteuern – einfach erklärt

Gutscheine richtig buchen & versteuern | treibauf

Immer mehr Unternehmen verkaufen neben ihren Waren auch Gutscheine, die Kunden beim Einkauf als Zahlungsmittel einsetzen können. Doch wo liegen die Vorteile dieser Praxis? Welche Arten von Gutscheinen unterscheidet man? Was ist bei der Steuer zu beachten? Und wie müssen Sie Gutscheine buchen? treibauf gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Inhalt des Artikels

Warum sind Gutscheine so beliebt?

Der Markt rund um verkaufte Gutscheine wächst. Vor allem als starkes Instrument der Kundenbindung wird die Verwendung von Gutscheinen im Handel Jahr für Jahr beliebter. Doch auch darüber hinaus bieten Geschenkgutscheine Unternehmen jede Menge Vorteile.

Erhöhte Liquidität durch Vorfinanzierung

Der offensichtlichste Vorteil eines verkauften Gutscheins (im Gegensatz zu einem Rabattgutschein) ist, früher mehr Geld in der Kasse zu haben. Denn der Verkäufer hat sofort Einnahmen, ohne dass er dafür zunächst einmal einen Gegenwert erbringen muss. Die Einlösung erfolgt meist deutlich später.
Laut einer Studie von Ingenico wurden Gutscheinkarten im Durchschnitt erst 68 Tage (FMCG) oder im Falle von kleinen Unternehmen sogar erst 138 Tage später eingesetzt.

Diese Art von Vorfinanzierung hat aber natürlich auch Auswirkungen auf die Buchhaltung von Gutscheinen.

Weniger Umtausch

In vielen Fällen werden Gutscheine als Geschenke gekauft. Denn sie machen es den Schenkenden leichter, dem Beschenkten eine Freude zu machen.
Für Händler hat dieser Effekt aber einen weiteren entscheidenden Vorteil: Durch die freie Auswahl im Sortiment gibt es in der Folge weniger Umtauschaktionen – und der Händler spart sich den entsprechenden Aufwand.

Erhöhte Bereitschaft, mehr zu kaufen

Ein weiterer positiver Effekt ist rein psychologischer Natur: Da der Beschenkte für seinen Gutschein nicht selbst aufkommen musste, wächst seine Bereitschaft, über die Höhe des Gutscheins hinaus zu investieren – und damit mehr auszugeben, als er es sonst tun würde.

Die Potenziale von Schlummergeld

Der Anteil an Gutscheinen, die niemals eingelöst werden, ist nicht zu unterschätzen. Laut der Studie von Ingenico beträgt der Anteil an nie genutzten Gutscheinkarten im Durchschnitt zwischen etwa 9 % im Bereich von Fachmärkten und sogar 33 % bei kleineren Einzelhändlern.
Auch dieses Schlummergeld muss natürlich bei der Buchhaltung von Gutscheinen entsprechend berücksichtigt werden. So dürfen Sie zum Beispiel erst nach drei Jahren den Betrag uneingelöster Gutscheine buchen.

Welche Herausforderungen können Gutscheine mit sich bringen?

Die Herausforderungen bei der Nutzung von Gutscheinen betreffen vor allem die Einlösbarkeit über alle Kanäle hinweg (Omnichannel-Fähigkeit) sowie die korrekte Buchhaltung und Versteuerung der Gutscheine.

Omnichannel-Fähigkeit von Gutscheinen

Für Unternehmen mit einer Kombination aus stationärem Handel und E-Commerce gestaltet sich die Einführung von Gutscheinen etwas komplexer als für das kleine Café um die Ecke.
Denn ihre Kunden erwarten, dass sie Gutscheine kanalübergreifend (also im Webshop und am POS) erwerben und einlösen können. So werden zum Beispiel stationär gekaufte Gutscheinkarten immer häufiger online eingelöst.
Dafür sollte ein entsprechendes kanalübergreifendes Gutschein-System hinterlegt sein und in die entsprechenden Kassen-Architektur integriert werden. Handelt es sich um Karten, die am POS von Terminals ausgelesen werden können, muss auch die Kommunikation zwischen Terminal und Kasse durch eine passende Schnittstelle gewährleistet werden.

Herausforderungen für die Buchführung

Verkaufte Gutscheine unterscheiden sich vor allem im Zeitpunkt, zu dem die Umsatzsteuer anfällt. Das hat das Buchen von Gutscheinen schon immer etwas komplizierter gemacht.
Um hier mehr Einheitlichkeit zu gewährleisten, hat die EU eine Richtlinie zum Thema Gutscheine für alle Mitgliedsstaaten entwickelt, die am 1. Januar 2019 in Kraft getreten ist. Dabei wird nur noch zwischen zwei unterschiedlichen Arten von verkauften Gutscheinen unterschieden.
Wie man diese beiden unterschiedlichen Arten von Gutscheinen buchen kann, erklären wir ihnen hier.

Welche Gutscheinarten unterscheidet man?

Früher hat der Gesetzgeber zwischen Wertgutscheinen und Waren- oder Sachgutscheinen unterschieden. Eine EU-Richtlinie zur Vereinheitlichung der Besteuerung von Gutscheinen hat diese Kategorisierung verändert: Seit dem 1. Januar 2019 unterscheidet man zwischen Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten versteuert – und entsprechend unterschiedlich verbucht werden.

Der Einzweck-Gutschein

Bei Einzweck-Gutscheinen müssen bereits beim Verkauf zwei Dinge im Vorfeld feststehen:

  • Der Ort, an dem der Gutschein eingelöst wird (Land)
  • Der Steuersatz für die Leistung oder das Produkt, das mit dem Gutschein gekauft wird

Der Mehrzweck-Gutschein

Bei einem Mehrzweck-Gutschein steht im Vorfeld noch nicht fest, wo und gegen welche Art von Produkten oder Leistungen der Gutschein eingelöst wird.

Wie funktioniert die steuerliche Behandlung von Gutscheinen?

Bei der steuerlichen Behandlung von Gutscheinen wird zwischen Einzweck-Gutscheinen und Mehrzweck-Gutscheinen unterschieden. Wie sich diese beiden Arten von Gutscheinen definieren, lesen sie hier.

Die Versteuerung von Einzweck-Gutscheinen

Beim Einzweck-Gutschein fällt direkt beim Verkauf des Gutscheins Umsatzsteuer an. Er wird also wie eine Vorauszahlung/Anzahlung für ein Produkt oder eine Leistung betrachtet. Die tatsächliche Leistung bzw. Einlösung wird dann nicht mehr besteuert.

Die Versteuerung von Mehrzweck-Gutscheinen

Der Mehrzweck-Gutschein wird nicht zum Zeitpunkt des Verkaufs versteuert, sondern erst bei der Einlösung. Die Umsatzsteuer wird also erst abgeführt, wenn der Kunde den Gutschein einlöst. Der Verkauf des Gutscheins ist noch nicht als Erlös zu buchen.

Was passiert, wenn ein Gutschein nicht eingelöst wird?

Wird ein Gutschein  nicht eingelöst, gibt es Unterschiede in der Besteuerung der beiden Gutscheinarten:

  • Bei Einzweck-Gutscheinen bleibt der Aussteller mit der Umsatzsteuer belastet.
  • Bei Mehrzweck-Gutscheinen muss der Aussteller keine Umsatzsteuer zahlen.

Wie muss man Gutscheine buchen?

Die unterschiedliche steuerliche Behandlung der beiden Gutscheinarten hat direkte Auswirkungen darauf, wie man diese Gutscheine verbuchen muss. Wir erklären Ihnen die Regeln für das Buchen der Gutscheine und die entsprechenden Buchungssätze.

Einzweck-Gutscheine buchen

Bei Einzweck-Gutscheinen buchen Sie den Verkauf des Gutscheins zunächst als Erlös mit der entsprechenden Umsatzsteuer.

  • Erster Buchungsschritt:
    Kasse (Soll) an Erlöse + Umsatzsteuer (Haben)

Bei dieser Buchung ist dann allerdings nicht berücksichtigt, dass die Leistung noch nicht erbracht wurde (Einlösung des Gutscheins). Damit diese offene Verpflichtung auch in der Buchhaltung dokumentiert ist, dokumentieren Sie diese als Verbindlichkeit und buchen sie gegen ein Verrechnungskonto für Gutscheine.

  • Zweiter Buchungsschritt:
    Verrechnungskonto Gutscheine (Soll) an Verbindlichkeiten aus Gutscheinen (Haben)

Wenn Sie Gutscheine neu einführen, müssen Sie dieses Verrechnungskonto für Gutscheine neu einrichten. Wird der Gutschein dann eingelöst, buchen Sie die Verbindlichkeit wieder aus

  • Dritter Buchungsschritt (bei der Einlösung):
    Verbindlichkeiten aus Gutscheinen (Soll) an Verrechnungskonto Gutscheine (Haben)

Mehrzweck-Gutscheine buchen

Bei Mehrzweck-Gutscheinen ist der Verkauf des Gutscheins noch nicht als Erlös zu buchen. In diesem Fall buchen Sie den entsprechenden Zahlungseingang in der Kasse auf das Konto “Verbindlichkeiten aus Gutscheinen”.

Da es dieses Konto in den meisten Kontenrahmen noch nicht gibt, muss es meist neu eingerichtet werden.

  • Erster Buchungsschritt:
    Kasse (Soll) an Verbindlichkeiten aus Gutscheinen (Haben)

Wenn der Gutschein dann vom Kunden eingelöst wird, erfassen Sie in der Buchhaltung die Umsätze zum Zeitpunkt der Einlösung. Die Einlösung des Gutscheins verbuchen Sie wie folgt.

  • Zweiter Buchungsschritt:
    Verbindlichkeiten aus Gutscheinen (Soll) an Erlöse + Umsatzsteuer (Haben)

Zusammenfassung: Gutscheine richtig buchen

  • Gutscheine bieten Unternehmen eine ganze Reihe attraktiver Vorteile, die von größerer Kundenbindung bis zu höherer Liquidität reichen.
  • Grössere Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Gutscheine über alle Kanäle eingelöst werden können. Zudem kann die Buchung von Gutscheinen Mehraufwand für die Finanzbuchhaltung bedeuten. Wie Sie den Aufwand für Ihre Finanzbuchhaltung durch eine digitalisierte Buchhaltung deutlich reduzieren können, haben wir hier für Sie beschrieben.
  • Seit 2019 wird zwischen Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen unterschieden, die sich in ihrer steuerlichen Behandlung unterscheiden.
    Einzweck-Gutscheine buchen Sie gleich bei der Ausstellung als Erlöse (mit der entsprechenden Umsatzsteuer).
  • Bei Mehrzweck-Gutscheinen buchen Sie den Erlös und die damit einhergehende Umsatzsteuer erst bei der Einlösung.
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