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Die treibauf Wissenswerte
Als EFT-Experten berichten wir hier nicht nur über aktuelle Projekte. Wir teilen auch gerne unser Wissen rund um die Welt der bargeldlosen Zahlungen.
3. Oktober 2024
Ob man den 24/7-Stunden-Betrieb, die hohe Anzahl unterschiedlicher Transaktionen oder die tagesabhängigen Schwankungen in der Preisgestaltung betrachtet: In Hotels gibt es eine Reihe von Besonderheiten, die direkte Auswirkung auf die Buchhaltung haben. Hier lesen Sie, welche Aufgaben die Buchhaltung in einem Hotel hat, was es ganz besonders zu beachten gibt und was es bei der Digitalisierung der Buchhaltung mit Software-Tools besonders zu beachten gilt.
Die Buchhaltung in Hotels sorgt für Transparenz, was die Einnahmen und Ausgaben angeht, und bildet damit eine wichtige Basis einerseits für die Finanzplanung und andererseits für die Steuererklärungen. Die einzelnen Aufgaben des Accountings in Hotels sind sehr unterschiedlicher Natur:
Alle Einkünfte (z.B. Zimmermiete, Restaurantrechnungen, Geschenkeläden, Spa-Dienstleistungen) und Ausgaben (z.B. Gehälter, Versorgungsunternehmen, Wartungskosten) müssen korrekt erfasst und auf den entsprechenden Konten verbucht werden.
Insbesondere im Kontext elektronischer Zahlungen müssen die von den Hotel-Kassen getrackten Umsätzen mit den tatsächlichen Zahlungseingängen auf den Konten abgeglichen werden. Dieser Prozess wird auch Payment Reconciliation genannt.
Die Buchhaltung in Hotels bildet eine wichtige Basis für die Erstellung von Budgets und die gesamte Finanzplanung. Dabei analysiert das Accounting Zahlen aus der Vergangenheit und erstellt Prognosen, damit auf dieser Grundlage fundierte Entscheidungen getroffen werden können.
Ein weiterer Aufgabenbereich für die Buchhaltung in einem Hotel ist die Erstellung von Finanzberichten wie z.B. die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz oder die Cashflow-Analyse. Diese Berichte erlauben wichtige Einblicke in die Liquidität und Bonität des Hotels.
Natürlich hat das Accounting in Hotels viele Gemeinsamkeiten mit der Buchhaltung von Unternehmen in anderen Branchen. Es gibt aber auch einige Besonderheiten und Herausforderungen, auf die wir im Folgenden näher eingehen.
Ob es um Buchungen von Zimmern, Restaurantrechnungen, Käufe in den Geschenkeläden, Spa-Services oder andere Dienstleistungen geht: In der Summe kann es in Hotels schnell zu einer hohen Anzahl an Transaktionen kommen.
Hotels erzielen Ihre Einkünfte auf ganz unterschiedliche Arten, z.B. durch die Vermietung von Zimmern und Tagungsräumen, durch Verpflegung und Getränke, durch Verkäufe in Geschenkeläden oder durch Spa-Dienstleistungen. Die Buchhaltung muss all diese unterschiedlichen Einkommensquellen separat (und transaktionsgenau) erfassen.
Auf unterschiedliche Leistungen fallen unterschiedliche MwSt-Sätze an. Im Fall von Hotels ist es oft die Aufgabe der Verantwortlichen am Front Desk, die jeweils korrekten MwSt-Sätze ins PMS einzupflegen. Keine einfache Aufgabe, bei der die Front-Desk-Mitarbeitenden oft auf die Expertise der Buchhaltung im Hotel angewiesen sind, um eine korrekte Verbuchung sicherzustellen.
Die verschiedenen Bereiche eines Hotels wie z.B. das Restaurant oder der Spa-Bereich arbeiten in vielen Fällen mit jeweils unterschiedlichen Kassensystemen. Diese gilt es zunächst im PMS zu konsolidieren und dann ins ERP der Buchhaltung zu überführen. Dabei entstehen jede Menge Schnittstellen, die zu Informationsverlust oder Fehlern führen können.
Das Hotelgeschäft kennt keinen Feierabend. In den ruhigeren Nachtstunden ist dann oft Zeit für die Rechnungsprüfung und den Zahlungsabgleich. Der Nachtportier muss überprüfen, ob die Zahlungen des Tages den Erwartungen entsprechen. Darüber hinaus erstellt er Abschlussübersichten oder Berichte über den aktuellen Vorbuchungsstand bzw. die aktuellen Zimmereinnahmen.
Durch die vielfältigen Arten von Einkünften ist der Aufwand beim Abgleich elektronischer Zahlungen in Hotels sogar noch höher als in anderen Branchen. Das Hotel Accounting sollte trotzdem unbedingt den transaktionsgenauen Abgleich dem Saldenabgleich vorziehen. Hier lohnt es sich in jedem Fall, den hohen manuellen Aufwand für den Abgleich und die Verbuchung der Zahlungen mit Hilfe einer smarten Software zu automatisieren.
Im Bereich der Hotellerie ist die Fluktuationsrate oft höher als in anderen Branchen. Das liegt unter anderem auch daran, dass Mitarbeitende intern andere Rollen einnehmen. Für die Verantwortlichen für die Buchhaltung in Hotels bedeutet das, dass sie einerseits oft neue Fachkräfte finden – und andererseits oft (neue) Kolleg:innen einlernen müssen.
Inzwischen gibt es für die Buchhaltung in Hotels zahlreiche Software-Lösungen, die durch Automatisierung das Accounting-Team bei den unterschiedlichen Aufgaben unterstützen – und die Arbeit signifikant erleichtern können. Damit müssen die Fachkräfte weniger Zeit mit zeitaufwendigen, manuellen Tätigkeiten verbringen und können ihre Ressourcen für wichtigere Aufgaben effektiver einsetzen.
Die Auswahl an Software-Tools für die Digitalisierung der Hotel-Buchhaltung ist riesig. Bei der Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware sollten Sie neben dem benötigten Feature-Umfang unbedingt beachten, dass sich die jeweilige Buchhaltungssoftware über eine Schnittstelle an Ihr PMS (Property Management System) bzw. Ihr ERP (Enterprise Ressource Planning) anbinden lässt, um die Software optimal in Ihre IT-Infrastruktur zu integrieren.
Ein Beispiel für eine nützliche Software, die Ihr Accounting-Team und Ihre Front-Desk-Verantwortlichen entlasten kann, ist Matchbox von treibauf. Mit dieser Reconciliation-Software können Sie den zeitaufwändigen Abgleich Ihrer bargeldlosen Zahlungen weitestgehend automatisieren.
Das entlastet die entsprechenden Fachkräfte, da sie viel weniger Zeit für lästige manuelle Aufgaben brauchen – und ihr Job dadurch deutlich an Attraktivität gewinnt.
Die offenen Schnittstellen der Software machen es zudem einfach, Matchbox an Ihr PMS und Ihr ERP anzubinden – und damit leicht in Ihre Hotel-IT zu integrieren. Zudem schenkt Ihnen die Software mit dem Payment-Analytics-Center einen genauen Überblick über die Zusammensetzung der Zahlungen und die dabei entstehenden Gebührenstrukturen.
Dominique ist CEO der treibauf AG und Expertin für alle strategischen Herausforderungen, die den EFT-Markt betreffen. Dabei hilft ihr auch die langjährige Erfahrung als Analystin und Strategin. Hier berichtet sie regelmässig über die wichtigsten Trends und Entwicklungen der Branche.
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