Bereit für smarte Buchführung? So funktioniert die digitale Buchhaltung.

17. Dezember 2020

Die Digitalisierung verändert und vereinfacht viele Bereiche der Arbeitswelt. Das gilt auch für die Buchhaltung. Hier ersetzen digitale Belege die Stapel an Papierordnern, Software automatisiert die Buchungen und Analyse-Tools vereinfachen die Auswertung. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von der digitalen Buchhaltung profitieren kann, welche Herausforderung es gibt und wie die Umgestaltung konkret funktioniert.

Inhalt des Artikels

Was ist die digitale Buchhaltung?

Die digitale Buchhaltung umfasst die Digitalisierung relevanter Rechnungen und Belege (z.B. per Scanner), deren Übertragung in digitale Buchhaltungssysteme und zum Teil sogar die Automatisierung der entsprechenden Buchungen. Zudem dient die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung als Basis für eine automatische Auswertung (Kennzahlen-Analyse).

Um das aufwändige Scannen von Papier-Belegen zu vermeiden, steigen heute immer mehr Firmen im Rahmen der Digitalisierung ihrer Buchhaltung auf rein digitale Rechnungen und Belege um (z.B. im PDF-Format).

Wie digital ist Buchhaltung heute?

Vor allem in kleineren Betrieben ist die Buchhaltung bis heute oft noch manuell geprägt: Belege werden in Papierform gesammelt und dann per Post an Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer übermittelt – mit entsprechend hohem Zeit- und Kostenaufwand.

In Deutschland hat der Gesetzgeber mit dem Umsatzsteuergesetz von 2011 die Formatanforderungen an steuerliche Unterlagen gelockert, was die Digitalisierung der Buchhaltung dort messbar beschleunigte. Das gleiche gilt für entsprechende Anpassungen in der Gesetzgebung in der Schweiz und in Österreich. Seither nutzen vor allem grössere Unternehmen aber auch viele Startups die Potenziale der digitalen Buchhaltung.

Wie schnell die Digitalisierung in diesem Bereich voranschreitet, zeigt eine Studie von KPMG aus dem Jahr 2019.

Vorteile und Herausforderungen der digitalen Buchhaltung

Neben einer ganzen Reihe von Potenzialen bringt das digitalisierte Rechnungswesen natürlich auch einige Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Die wichtigsten Vorteile und Herausforderungen haben wir hier für Sie gesammelt.

Vorteile der digitalen Buchhaltung

Erleichterung von Zahlungsabgleich und Buchungsvorgängen

Die Digitalisierung der Buchführung vereinfacht und beschleunigt die Arbeit in den Buchhaltungsbüros, da der Abgleich der Zahlungsinformationen und deren Verbuchung auf Basis der digitalen Daten automatisiert werden kann.
Dabei kommt Software wie z.B. Matchbox von treibauf zum Einsatz. Die Lösung importiert zunächst die Datensätze von Kasse (POS) und Kartenverarbeitern, um sie dann vollautomatisch abzugleichen. Danach werden die ermittelten Daten zuverlässig als transaktionsgenaue Buchungssätze in das Buchhaltungssystem des Unternehmens exportiert.
In neueren Buchhaltungssystemen wiederum erfolgen dann die Buchungen ebenfalls vollautomatisch.
Gerade wenn es um komplexere Buchungsvorgänge geht, wie zum Beispiel bei der Buchung von PayPal-Zahlungen, spart die digitale Buchhaltung so viel Zeit, minimiert den Aufwand und sorgt so für neue Kapazitäten.

Mehr Datensicherheit und Transparenz

Zudem sorgt die digitale Buchhaltung für mehr Datensicherheit und Transparenz im Rechnungswesen, da Ungereimtheiten automatisch von der Software erkannt werden.
Auch hier ist Matchbox von treibauf ein gutes Beispiel: Beim automatischen Abgleich der Datensätze identifiziert diese Software nämlich alle Unstimmigkeiten. Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen hat also endlich ein Ende.
In diesem Zusammenhang hilft Matchbox jedoch nicht nur bei der Identifizierung von Fehlerquellen. Die Software sorgt für mehr Transparenz im Rechnungswesen und eine höhere Qualität der Daten.
Diese zuverlässige Datenbasis wiederum vereinfacht belastbare Analysen und die Aufbereitung von Kennzahlen in schnell erfassbaren Grafiken.

Weniger Platzbedarf

Die Digitalisierung der Belege und Konto-Auszüge spart neben viel Zeit und Mühe auch jede Menge Platz. Man überlege, wie viel Raum die Regale, vollgepackt mit Aktenordnern, in den Büros der Buchhaltung einnehmen. Bei der Umstellung auf eine Cloud-basierte Datenarchievierung reduziert sich das Mobiliar des Buchhalters auf einen Schreibtisch und eine Scanner-Ablage.

Die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes

Die Cloud-basierte Datenarchivierung ermöglicht es Buchhalterinnen und Buchhaltern von überall auf der Welt zu arbeiten. Denn wenn sich alle relevanten Belege und Dokumente der Buchhaltung jederzeit digital abrufen lassen, sind die Beschäftigten nicht mehr fest an ihr Büro gebunden und können problemlos von zu Hause oder unterwegs arbeiten.
Die Lockdowns im Kontext der COVID-19-Pandemie haben gezeigt, wie wichtig es sein kann, ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen und damit auch im Falle des Falles effizient weiterarbeiten zu können.

Das ökologische Potential

Wussten Sie, dass 20 Millionen Büromitarbeiter in Deutschland pro Jahr Papier im Gegenwert von 1.000.000 Bäumen ausdrucken? Hier trägt die digitale Buchhaltung massgeblich zu einer Reduzierung dieser Papierflut bei. Davon profitiert nicht nur die Umwelt, sondern auch das Image Ihres Unternehmens.

Statistik: Digitalisierung in den Köpfen

In einer Studie von TNS Emnid (im Auftrag von Sage 2016) wurden 400 Büroangestellte zu ihrer Meinung zum digitalen Office befragt:

  • 74% empfinden das zukünftige papierlose Büro als sinnvoll und 70% auch als teilweise machbar
  • 54% berichten von einem abnehmenden Papiereinsatz in ihren Büros
  • 34% geben die Zeitersparnis im Arbeitsalltag als Hauptargument für das papierlose Büro an, 32% den Umweltschutz

Herausforderungen der digitalen Buchhaltung

Aufwand der Digitalisierungsprozesse

Natürlich ist die Umstellung auf die digitale Buchhaltung mit organisatorischen Herausforderungen verbunden. So müssen alle relevanten Daten der Buchhaltung immer digital vorliegen, damit die digitale Buchführung funktioniert.
Das heisst auch, dass sich die digitale Buchhaltung sich nur dann lohnt, wenn Papierbelege mit überschaubarem Aufwand digitalisiert werden können. Ausserdem sollte insgesamt ein ausreichendes Volumen der zu digitalisierten Arbeit vorliegen.

Einhaltung der rechtlichen Konformität

Bei der digitalen Buchhaltung ist darauf zu achten, dass man alle rechtlichen Vorgaben für eine ordnungsgemässe Buchhaltung einhält. Neben der gewissenhaften Digitalisierung von Papierdokumenten und der korrekten Datenarchivierung betreffen diese auch die Nutzung rechtskonformer Software.
Gerade bei der Digitalisierung von Papierbelegen ist grosse Sorgfalt gefragt. So müssen beim Scannen der Belege die fiskalischen Regeln für das manipulationssichere Speichern eingehalten werden. Zudem ist auf die maschinelle Auswertbarkeit der gescannten Dokumente zu achten.
In Deutschland sind die fiskalischen Regeln im Kontext der digitalen Buchhaltung durch das GoBD geregelt. Das schliesst nicht nur die sichere Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen ein, sondern auch von allen Unterlagen, die ggf. für die Besteuerung wichtig sein könnten. Es gilt die Regel: „Steuerlich relevante Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden, wobei gescannte Papierdokumente das Original ersetzen können. Umgekehrt gilt das nicht. Eine Rechnung, die Sie als PDF erhalten, muss auch als PDF aufbewahrt werden“.
Für andere Länder gelten ähnliche Vorgaben. Hier verweisen wir auf die entsprechenden Regelungen in diesen Ländern.

Das Einarbeiten der Mitarbeiter

Mitarbeiter der Buchhaltung müssen in die verschiedenen Programme eingearbeitet werden. Viele der Anbieter von digitalen Buchhaltungssystemen bieten den Mitarbeitern ihrer Kunden hierfür Schulungen im Umgang mit den neuen Software-Tools.
Für Startups bietet es sich an, die Buchhaltungsprozesse von Anfang an zu digitalisieren, die eigenen Mitarbeiter von Anfang an zu schulen und so direkt von den Vorteilen der digitalen Buchhaltung zu profitieren.

Wird die die Digitalisierung der Buchhaltung Pflicht?

Noch ist keine Pflicht zur Digitalisierung der Buchhaltung für Unternehmen in Aussicht. So können sich Unternehmen und Steuerberater in Ruhe mit der Thematik auseinandersetzen und die digitale Transformation Schritt für Schritt vollziehen.

Datensicherheit in der digitalen Buchhaltung

Ein wichtiges Thema für Steuerberater und Buchhalter ist natürlich die Sicherheit der eingehenden und exportierten Daten. Immerhin handelt es sich hierbei um hochsensible unternehmensinterne Informationen.

Im Kontext des digitalisierten Rechnungswesens kommt Software zum Einsatz, die höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht wird und einen zuverlässigen Datenschutz entsprechend der EU-Vorgaben garantiert.

Bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten beispielsweise regeln strenge Sicherheitsparameter Zugriff, Weitergabe, Verfügbarkeit und Organisation dieser Daten, so dass ein Missbrauch technisch ausgeschlossen wird.

In 4 Schritten zur digitalen Buchhaltung

Soweit zum Kontext, zu den Potenzialen und den Herausforderungen. Doch wie sollten Sie am besten vorgehen, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren möchten? Die ersten vier Schritte haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Schritt 1: Die Wahl der Software

Die verwendete Software sollte nicht nur möglichst intuitiv bedienbar sein. Sie muss zudem den rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Finanzamts gerecht werden.
In Deutschland beispielsweise sollte sie den allgemeinen Grundsätzen der ordnungsgemässen digitalen Buchhaltung (GoBD) entsprechen. Das impliziert auch, dass die fiskalischen Regeln für das manipulationssichere Speichern in den Archivierungsprogrammen integriert sein müssen. Hier finden Sie einen Überblick über bewährte Buchhaltungssoftware.

Schritt 2: Mitarbeiter fit machen

Als nächstes gilt es, die Mitarbeiter der Buchhaltung in die verschiedenen digitalen Programme einzuarbeiten und ggf. im regelmässigen Rhythmus weiterzubilden.

Schritt 3: Scannen und ordnen

Alle analogen Belege und Rechnungen müssen systematisch und konsequent eingescannt werden, um von überall digital abrufbar zu sein.

Schritt 4: Partner informieren und einbinden

Je mehr Geschäftspartner bei der digitalen Transformation mitmachen, desto einfacher und kostengünstiger wird die zukünftige Zusammenarbeit: Denn wenn sie ihre Belege direkt in digitaler Form übermitteln, beschleunigt das die Verarbeitung in der eigenen Buchhaltung, da das lästige Einscannen entfällt.

Müssen Rechnungen trotzdem gedruckt werden?

Wer sich für das elektronische Rechnungswesen entschieden hat, muss die empfangenen und versendeten Rechnungen nicht mehr ausdrucken und in Papierform aufbewahren – einer der grossen Vorteile der digitalen Buchhaltung.

Allerdings ist es wichtig, auf die Korrektheit aller Angaben zu achten und alle Rechnungen für mindestens 10 Jahre sicher zu archivieren (z.B. in der Cloud).

Zusammenfassung

Ob man Startups oder Konzerne betrachtet: Immer mehr Unternehmen digitalisieren teilweise oder komplett ihre Buchhaltung.

Denn die Digitalisierung des Rechnungswesens vereinfacht nicht nur die Arbeit in den Buchhaltungsbüros, indem sie Zahlungsabgleich und Buchungsvorgänge automatisiert. Die digitale Buchhaltung sorgt auch für höhere Datensicherheit, mehr Transparenz, einen geringeren Platzbedarf, eine Flexibilisierung des Arbeitsplatzes (Stichwort „Home-Office“) und schont nicht zuletzt unsere Umwelt.

Wie Sie möglichen Herausforderungen am besten begegnen, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, haben wir in vier einfachen Schritten erklärt.

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