Kreditkartenzahlungen buchen: So geht’s richtig!

13. Mai 2025

EFT-Expertise
Reconciliation

Ob Mastercard, Visa oder American Express, ob online oder an der Kasse im stationären Handel: Kundinnen und Kunden lieben es, mit Karte zu bezahlen. Da kommt dann auch schnell einiges an Umsatz zusammen. Aber was passiert dann hinter den Kulissen in der Buchhaltung der Unternehmen? Bzw. was sollte dort passieren? Mit anderen Worten: Wie funktioniert die korrekte Buchung der Kreditkartenzahlungen? Lassen Sie es uns gemeinsam herausfinden.

Inhalt des Artikels

    Auf einen Blick

    • In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf das Buchen der Kreditkartenzahlungen Ihrer Kunden.
    • Durch Gebühren, zeitliche Differenzen zwischen Umsatz und Zahlungseingang, Sammelüberweisungen, Chargebacks sowie Währungsdifferenzen ist man beim Buchen von Kreditkartenzahlungen mit einer Reihe zusätzlicher Herausforderungen konfrontiert.
    • Erfahren Sie, wie die Buchungen und der Ausgleich funktionieren – Schritt für Schritt erklärt!
    • Ausserdem haben wir wertvolle Tipps, wie Sie die grössten Herausforderungen rund um das Buchen von Kreditkartenzahlungen lösen können.

    Kreditkartenzahlungen: Einnahmen vs. Ausgaben

    Bei der Buchung von Kreditkartenzahlungen müssen wir zwischen der Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben unterscheiden. In der Gastronomie, im Einzelhandel und beim E-Commerce übersteigt die Anzahl der eingehenden Kreditkartenzahlungen an den Kassen und in den Webshops in der Regel diejenigen der Ausgaben, die über die Firmenkreditkarte getätigt werden.

    In diesem Artikel werden wir uns deshalb auf die Buchung dieser Einnahmen konzentrieren – und darauf, wie sich Accounting-Teams die Arbeit rund um das Ausziffern und Verbuchen von Kreditkartenzahlungen erleichtern können.

    Kreditkartenzahlungen buchen: Besonderheiten und potenzielle Fehlerquellen

    Bei Kundentransaktionen via Kreditkarte kommen die Zahlungen nicht vom Kunden direkt, sondern – meist summiert und zeitversetzt – vom Konto eines Zahlungsdienstleisters (auch Acquirer genannt).

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    Wenn Ihre Kunden mit Kreditkarten zahlen, führt das immer zu zwei zeitlich unterschiedlichen Belegen:

    1. Zahlungsquittung entsprechend der Kasse bzw. dem Webshop
    2. Abrechnung des Zahlungsdienstleisters bzw. Buchung auf das Bankkonto
      • Der steuerlich “wirksame” Vorgang (Betriebseinnahme) wird nur einmal als Erlös bei der Zahlung durch den Kunden gebucht.
      • Beim Geldeingang auf dem Konto des Unternehmens wird die “Forderung” dann ausgeglichen.
      • Entstandene Gebühren des Zahlungsdienstleisters werden im Rahmen dieses Ausgleichs als Aufwände verbucht.

    Acquirer: Keine Debitoren im engeren Sinn!

    Es ist jedoch zu beachten, dass  gegenüber dem Acquirer streng genommen keine Forderungen im engeren Sinne bestehen: Die Acquiring Bank ist kein Debitor, sondern verwaltet das Geld, das sich im Transit befindet. Deshalb spricht die Buchhaltung bei den entsprechenden Buchungskonten nicht von Forderungskonten, sondern von Transit- oder Clearing-Konten. Dazu später mehr.

    Wichtig: Der regelmässige Abgleich

    Doch auch wenn man die Acquiring Bank nicht als Debitor im engeren Sinn versteht, ist es dennoch wichtig, regelmässig zu überprüfen, ob die Zahlungsberichte des Zahlungsdienstleisters  (bzw. die Zahlungseingänge auf dem Bankkonto) mit den Kassendaten zu den entsprechenden Zahlungen übereinstimmen.

    Eindeutige Zuordnung einzelner Transaktionen

    Bei den Zahlungen der Zahlungsdienstleister an die Unternehmen werden meist viele Zahlungen bzw. Transaktionen in einem Sammelbetrag zusammengefasst, der dann als Summe auf dem Konto des Handelsunternehmens eingeht. Um alle offenen Posten korrekt auszugleichen, ist es aber wichtig, die einzelnen Zahlungen innerhalb dieser Summe zu identifizieren und den richtigen offenen Posten zuzuordnen.

    Zeitliche Differenz zwischen Zahlung und Zahlungseingang

    Bei Kreditkartenzahlungen erfolgt die Zahlung des Kunden zwar sofort, das Unternehmen erhält das Geld (meist als Summe mehrerer Transaktionen) aber erst nach einigen Tagen oder Wochen.

    Neben dem transaktionsgenauen Abgleich der einzelnen Transaktionen muss die dabei entstehende zeitliche Diskrepanz bei der Auszifferung und Verbuchung beachtet werden – insbesondere, wenn Zahlungen und Zahlungseingänge in unterschiedliche Buchungsperioden fallen.

    Verbuchung von Gebühren und Provisionen

    Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass bei Kreditkarten- und Debitkarten-Zahlungen Transaktionsgebühren anfallen, die vom Zahlungsdienstleister abgezogen werden können, bevor die Zahlung auf dem Konto des Unternehmens eingeht. 

    Bei Kreditkarten ist die Gebührenstruktur oft komplex, da diese je nach Karte, Bank und Zahlungsanbieter variiert. Die Herausforderung liegt darin, die richtig verbuchten Nettozahlungen nach Abzug der Gebühren korrekt mit den offenen Posten abzugleichen.

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    Teilzahlungen und Rückbuchungen

    Es kann vorkommen, dass eine Kreditkartenzahlung nur teilweise erfolgt (z.B. bei Ratenzahlungen oder Teilüberweisungen). In solchen Fällen muss die Buchhaltung sicherstellen, dass der entsprechende offene Posten nur anteilig ausgeglichen wird.

    Weitere Herausforderungen und Fehlerquellen stellen Rückbuchungen bzw. Chargebacks dar, bei denen Zahlungen angefochten oder direkt zurückgebucht werden. Buchhalterisch muss der entsprechende Erlös in diesen Fällen dann zurückgebucht werden.

    Kursschwankungen bei Währungsdifferenzen

    Wenn Kreditkarten für Zahlungen in einer fremden Währung verwendet werden, können Währungsdifferenzen auftreten. Die Bank oder der Zahlungsdienstleister konvertiert zwar den Betrag in die lokale Währung, aber der Kurs kann schwanken. Das kann zu kleinen Abweichungen zwischen dem tatsächlich überwiesenen Betrag und dem ursprünglichen Rechnungsbetrag führen.

    Um die offenen Posten korrekt auszugleichen, muss die Buchhaltung Währungsdifferenzen korrekt behandeln und verbuchen. Die entsprechenden Differenzen müssen entweder als Kursgewinne oder -verluste berücksichtigt werden.

    Warum ist der korrekte Abgleich von Kreditkartenzahlungen so wichtig?

    Fehlerhafte Buchungen im Kontext von Einnahmen durch Kreditkartenzahlungen stehen meist im Zusammenhang mit den oben genannten Besonderheiten und Fehlerquellen.

    Ob es um die buchhalterische Transparenz, um die Sicherung der Unternehmensliquidität oder die Minimierung von Risiken bei Wirtschafts- und Steuerprüfungen geht: Hier sind die wichtigsten Gründe, warum es so wichtig ist, Kreditkartenumsätze korrekt abzugleichen …

    Transparenz

    Da die Acquirer oft mehrere Zahlungen gebündelt überweisen, kann es aufwändig sein, einzelne Verkäufe den korrekten Gutschriften zuzuordnen. Manche Unternehmen gleichen die Zahlungen dann der Einfachheit halber nur in Summe ab.

    Doch nur wer die Kreditkartenzahlungen transaktionsgenau abgleicht, behält immer den Durchblick und kann auch im Nachhinein die Korrektheit der Buchungen schnell problemlos nachweisen (z.B. bei Wirtschaftsprüfungen).

    Liquiditätskontrolle

    Werden Kreditkartenzahlungen nicht transaktionsgenau ausgeglichen, können fehlende Zahlungen unbemerkt bleiben. Werden sie doppelt gebucht, können sie die Gewinn- und Verlustrechnung verzerren. In beiden Fällen hat das Auswirkungen auf die Liquidität des Unternehmens.

    Wirtschafts- und Steuerprüfungen

    Im Sinne der Grundsätze einer ordnungsgemässen Buchführung sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, Umsätze sowie Gewinne und Verluste korrekt anzugeben.

    Werden aber z.B. Gebühren nicht korrekt ausgewiesen, wird der tatsächliche Gewinn falsch dargestellt. Das kann im Fall der Prüfung des Jahresabschlusses schnell zu Problemen führen.

    Dasselbe gilt für unerkannte Refunds oder Chargebacks: Wenn Rückbuchungen nicht korrekt erfasst werden, bleibt eine Forderung bestehen, obwohl das Geld tatsächlich nie eingegangen ist. Dies kann den Umsatz künstlich aufblähen und damit bei einer Steuerprüfung zu Problemen führen.

    So funktionieren Buchung und Abgleich der Kreditkartenumsätze

    Wie schon erwähnt, werden Kreditkartenzahlungen der Kunden erst später summiert auf dem Bankkonto des Unternehmens gutgeschrieben. Durch das zeitliche Auseinanderfallen des eigentlichen Zahlungsvorgangs mit der Kreditkarte und der späteren Gutschrift arbeitet das Accounting meist mit zwei “Zwischenkonten” – einem “Cash-in-Transit-Konto” und einem “Clearing-Konto”.

    Die drei Schritte beim Buchen einer Kreditkartenzahlung in Höhe von 1.000 Euro.

    1

    Buchung der Verkäufe

    Beim Kauf des Kunden werden die Beträge der Kreditkartenzahlungen zunächst im Soll auf einem sogenannten Cash-in-Transit-Konto gebucht. Auf der Habenseite werden die Verkaufserlöse und die (abzuführende) Umsatzsteuer gebucht.

    Kurz:
    Buchung der Verkaufserlöse → Forderungen werden im Cash-in-Transit-Konto erfasst (Cash-in-Transit-Konto an Erlös).

    2

    Abgleich, Auszifferung und Umbuchung

    Um den korrekten Abgleich des zukünftigen Bankeingangs laut Zahlungsbericht des Acquirers mit den einzelnen Verkäufen (Kassen- bzw. Webshop-Daten) sicherzustellen, erfolgt im zweiten Schritt die Auszifferung der Sammelbuchung durch den Acquirer und die Umbuchung vom Cash-in-Transit-Konto auf ein sogenanntes Clearing-Konto (abzgl. der Gebühren und sonstiger Spesen).

    Kurz:
    Abgleich des Zahlungsberichts mit den erfassten Verkäufen (Auszifferung) → Umbuchung Cash-in-Transit-Konto auf Clearing-Konto abzgl. Spesen (Clearing-Konto an Cash-in-Transit-Konto)

    3

    Buchung des Bankeingangs

    Im dritten Schritt wird dann der Bankeingang mit dem Clearing-Konto abgeglichen, der Bankeingang verbucht – und die Forderung ausgeglichen.

    Kurz:
    Verbuchung des Bankgeldeingangs und Ausgleich der Forderung (Bankeingang an Clearing-Konto)

    Beispiel: Die Buchungsschritte bei Kreditkartenzahlungen

    Um ein gleichsam einfaches wie praxisnahes Beispiel zu verwenden, gehen wir von folgender Ausgangslage aus: In Ihrem Unternehmen werden an drei Tagen hintereinander unterschiedliche Einkäufe mit Kreditkarten (z.B. Mastercard) getätigt.

    • 01. März: 100 EUR (brutto)
    • 02. März: 50 EUR (brutto)
    • 03. März: 150 EUR (brutto)

    Weiterhin gehen wir davon aus, dass die Zahlungsdienstleister Ihnen pro Transaktion 2 % Gebühren berechnet.

    Am 05. März gehen dann als Sammelüberweisung 294 EUR auf dem Konto Ihres Unternehmens ein. 6 EUR entsprechen den Gebühren, die an die Zahlungsdienstleister gehen. Laut den Dokumenten des Zahlungsdienstleister (den sogenannten Settlement Files) lauten die Einzelbeträge wie folgt:

    • 01. März: 100 EUR – 2 EUR = 98 EUR
    • 02. März: 50 EUR – 1 EUR = 49 EUR
    • 03. März: 150 EUR – 3 EUR = 147 EUR
    • Gesamt: 294 EUR

    1

    Buchung der Verkäufe (Forderungen auf Cash-in- Transit-Konto erfassen)

    An den jeweiligen Verkaufstagen erfassen Sie die Forderungen zunächst auf einem Cash-in-Transit-Konto. Denn Sie haben die Waren ja verkauft, das Geld aber noch nicht von den Zahlungsdienstleistern erhalten. Auf dem Cash-in-Transit-Konto wird jeder Verkauf einzeln erfasst:

    • 01. März:
      Cash-in-Transit-Konto Acquirer 100 EUR (Soll)
      an Umsatzerlöse 84,03 EUR (Haben)
      an Umsatzsteuer 15,97 EUR (Haben)
    • 02. März:
      Cash-in-Transit-Konto Acquirer 50 EUR (Soll)
      an Umsatzerlöse 42,02 EUR (Haben)
      an Umsatzsteuer 7,98 EUR (Haben)
    • 03. März:
      Cash-in-Transit-Konto Acquirer 150 EUR (Soll)
      an Umsatzerlöse 126,05 EUR (Haben)
      an Umsatzsteuer 23,95 EUR (Haben)

    → Ergebnis: Das Cash-in-Transit-Konto weist am 03. März einen Gesamtbestand von 300 EUR (100 EUR + 50 EUR + 150 EUR) im Soll auf.

    2

    Abgleich und Auszifferung der Sammelbuchung (auf Basis der Settlement Files)

    Für diesen Schritt laden Sie sich im Falle eines händischen Abgleichs zunächst den Zahlungsbericht (auch Settlement Files genannt) von Ihrem Acquirer herunter (oft im CSV- oder PDF-Format).

    Im Falle eines händischen Ausgleichs beginnt dann der Abgleich der darin enthaltenen Daten mit den auf dem Cash-in-Transit-Konto erfassten Kassentransaktionen. Dabei wird sichergestellt, dass Sie alle an den Kassen registrierten Kartenzahlungen auch tatsächlich vom Acquirer erhalten.

    Unter der Annahme, dass der Zahlungsdienstleister die anfallenden Gebühren direkt einbehält, sollten dort im Falle unseres Beispiels folgende Infos zu finden sein:

    • 01. März: 100 EUR brutto – 2 EUR Gebühr = 98 EUR
    • 02. März: 50 EUR brutto – 1 EUR Gebühr = 49 EUR
    • 03. März: 150 EUR brutto – 3 EUR Gebühr = 147 EUR
    • Auszahlungsbetrag: 294 EUR

    Überprüfen Sie, ob diese Daten mit den auf Ihrem Cash-in Transit-Konto gebuchten Kassentransaktionen übereinstimmen. Ist das der Fall, wird das Cash-in Transit-Konto unter Berücksichtigung der anfallenden Gebühren auf das neue Clearing-Konto umgebucht.

    Der entsprechende Buchungssatz lautet dann:

    • Clearing-Konto Kreditkartenzahlungen 294 EUR (Soll)
      Aufwendungen für Zahlungsverkehr 6 EUR (Soll)
      an Cash-in-Transit-Konto Acquirer 300 EUR (Haben)

    → Erläuterung:

    • Cash-in-Transit-Konto: 294 EUR — der Betrag, den Sie vom Acquirer erwarten.
    • Aufwendungen: 6 EUR — die einbehaltenen Gebühren.
    • Clearing-Konto: 300 EUR — der ursprüngliche Gesamtbetrag der Kassentransaktionen

    3

    Verbuchung der Sammelzahlung auf dem Bankkonto

    Wenn die Sammelzahlung am 05. März auf dem Unternehmenskonto eingeht, buchen Sie den tatsächlichen Geldeingang auf dem Bankkonto und gleichen gleichzeitig das Clearing-Konto aus. Der entsprechende Buchungssatz lautet dann:

    Bank 294 EUR (Soll)
    an Clearing-Konto Kreditkartenzahlungen 294 EUR (Haben)

    → Ergebnisse:

    • Das Cash-in-Transit-Konto wurde bereits beim Abgleich mit dem Zahlungsbericht ausgeglichen (0 EUR).
    • Das Clearing-Konto wird mit dem Geldeingang ebenfalls auf 0 EUR ausgeglichen.
    • Die Bank zeigt den richtigen Zahlungseingang von 294 EUR.

    Mit diesem Ablauf stellen Sie sicher, dass Ihre Forderungen korrekt ausgeglichen und alle Gebühren der Kreditkartenzahlungen sauber verbucht werden. Gleichzeitig behalten Sie jederzeit den Überblick über offene Posten und erwartete Zahlungen.

    Deutlich mehr als drei Zahlungen?
    Keine Lust auf manuellen Abgleich?

    Zugegeben: In der Praxis ist die Buchhaltung mit deutlich mehr als nur drei Kreditkartentransaktionen konfrontiert. Tatsächlich kann ein transaktionsgenauer Abgleich bei Einzelhandels- und Gastronomieunternehmen schnell zu einer kaum zu bewältigenden Mammutaufgabe werden.

    Um die Buchhaltung maximal zu entlasten, gibt es aber zuverlässige Software-Lösungen, die den Abgleich der Kartenzahlungen automatisieren und Transparenz in die Zahlungstrukturen bringen – wie z.B. Matchbox von treibauf.

    Diese Software gleicht bis zu 99,99% der Zahlungen nicht nur automatisiert miteinander ab, sondern exportiert auch gleich die entsprechenden Buchungssätze in Ihre Buchhaltungssoftware bzw. Ihr ERP.

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    Was tun bei Abweichungen?

    Stimmen der Zahlungsbericht der Acquirer und die erfassten Kassentransaktionen nicht überein, beginnt meist eine aufwändige Suche nach dem Fehler für die Abweichung. Hier sind einige Tipps für häufige Ursachen:

    • Nicht erfasste Gebühren: Vielleicht hat der Zahlungsdienstleister eine Sondergebühr abgezogen.
    • Chargebacks: Ein Kunde hat eine Zahlung angefochten. Diese muss extra geprüft und verbucht werden
    • Fehlbuchungen: Ein Verkauf wurde doppelt oder gar nicht gebucht.

    Abweichungen zwischen dem Zahlungsbericht und dem Kassenbuch können natürlich auch ganz andere Ursachen haben. Auch hier kann Reconciliation-Software Ihrem Accounting Team helfen, wertvolle Zeit zu sparen.

    Die drei grössten Herausforderungen beim Buchen von Kreditkartenzahlungen – und die besten Lösungen dafür.

    Wie bereits oben erwähnt, bringen Kreditkartenzahlungen eine Reihe von Herausforderungen für die Buchhaltung mit sich. Für die wichtigsten davon finden Sie hier praktische Lösungen.

    Sammelüberweisungen und fehlende Transparenz

    Zahlungsdienstleister bündeln meist alle an einem Tag getätigten Zahlungen und überweisen nur den Sammelbetrag (abzüglich der einbehaltenen Gebühren). Dadurch fehlt die klare Zuordnung einzelner Verkäufe.

    Hinzu kommt, dass die Zahlungsberichte der Zahlungsdienstleister nicht immer alle Details und eine genaue Aufschlüsselung der Gebühren enthalten.

    Die Lösungen

    • Fordern Sie von Ihren Zahlungsdienstleistern detaillierte Zahlungsberichte an, die alle Einzelheiten zu den Transaktionen und den Gebühren enthalten.
    • Nutzen Sie Split-Buchungen in Ihrer Buchhaltungssoftware. Damit können Sie Sammelzahlungen auf die einzelnen Forderungen aufteilen, um sie sauber auszugleichen.
    • Verwenden Sie für den Ausgleich eine Automatisierungslösung: Reconciliation-Software-Schnittstellen wie Matchbox von treibauf importieren die detaillierten Zahlungsberichte, gleichen sie transaktionsgenau mit den von der Kasse registrierten Forderungen ab, erstellen automatisch die passenden Buchungssätze – und exportieren diese automatisch in Ihr Buchhaltungssystem. Das spart Ihnen viele Stunden Arbeit.

    Abweichungen durch Gebühren/Provisionen oder Stornierungen

    Wenn die Sammelüberweisung von den an der Kasse registrierten Forderungen abweicht, kann das mehrere Ursachen haben: Die häufigsten sind neue oder unbekannte Zahlungsgebühren und Rückbuchungen.

    Die Lösungen

    • Es ist wichtig, die unterschiedlichen Arten von Gebühren über verschiedene Zahlungsdienstleister hinweg sauber zu erfassen: Dafür erstellen Sie im Idealfall separate Aufwandskonten (z. B. „Gebühren Zahlungsdienstleister“) und verbuchen die Gebühren sofort bei der Sammelzahlung.
    • Überwachen Sie Ihre Chargebacks: Jede Rückbuchung sollte sofort als Reduzierung der ursprünglichen Forderung verbucht werden, um Abweichungen zu vermeiden.
    • Nehmen Sie regelmässige Abstimmungen vor: Kontoauszüge und Zahlungsberichte sollten mindestens wöchentlich abgeglichen werden, um Differenzen früh zu erkennen.
    • In Reconciliation-Software-Lösungen werden sowohl die unterschiedlichen Gebühren verschiedener Zahlungsdienstleister als auch Chargebacks in den automatisierten Abgleich auf Transaktionsbasis einbezogen. Für sie bedeutet das: Zwei Fehlerquellen weniger!

    Zeitverzögerung zwischen Zahlung und Zahlungseingang

    Kreditkartenzahlungen bekommen Sie meist erst nach mehreren Tagen gutgeschrieben. Die Folge ist, dass die getätigten Umsätze und die Zahlungseingänge zeitlich auseinanderfallen.

    Die Lösungen

    • Buchen Sie die Umsätze direkt auf ein Cash-in-Transit-Konto, damit der Zahlungseingang später korrekt ausgeglichen werden kann.
    • Dokumentieren Sie die Zyklen Ihrer Zahlungsläufe – und versuchen Sie, die Auszahlungsintervalle der Zahlungsdienstleister auf Ihre Buchungsperioden abzustimmen.
    • Nutzen Sie Abgrenzungen: Zum Monatsende erstellen Sie dafür eine Buchung, die noch ausstehende Zahlungen in der Bilanz sichtbar macht – und Ihre Buchhaltung so sauber hält.
    • Ein weiterer Vorteil von Lösungen, die den transaktionsgenauen Abgleich der Kreditkartenzahlungen automatisieren, ist, dass nur eine geringe Anzahl an Zahlungen übrig bleibt, die nicht automatisch gematcht werden. Offene Zahlungseingänge können so noch schneller identifiziert werden.

    Wie Matchbox den Abgleich und die Buchung von Kreditkartenzahlungen erleichtert

    Wer bei der korrekten Buchung und dem transaktionsgenauen Ausgleichen von Kreditkartenzahlungen weniger Bauchschmerzen haben will, sollte unbedingt über eine ergänzende Software-Schnittstelle nachdenken.

    Eine gleichermassen zuverlässige und benutzerfreundliche Lösung ist Matchbox von treibauf. Durch die Automatisierung des Abgleichs und der entsprechenden Buchungen passieren nicht nur deutlich weniger Fehler.

    Voller Fokus auf die Ausnahmen!

    Die wenigen Sonderfälle (meist zwischen 0,01% und 0,02%), die nicht automatisiert abgeglichen und verbucht werden können, bekommen damit endlich das Mass an Aufmerksamkeit, das sie verdienen.

    Grosse Transaktionsvolumen problemlos transaktionsgenau abgleichen

    Bei Unternehmen mit tausenden Transaktionen pro Tag (z.B. im Bereich E-Commerce) macht eine solche clevere Automatisierung einen transaktionsgenauen Abgleich der Zahlungen für das Accounting überhaupt erst realistisch möglich.

    Nicolas Schwotzer

    Nicolas ist Chief Product Owner, Mitglied des Executive Board bei treibauf und hat unser Unternehmen vor über 25 Jahren gegründet. Aufgrund dieses Erfahrungsschatzes zählt er zu den wichtigsten Experten für Reconciliation-Software und POS-Integration.

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