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Die treibauf Wissenswerte
Als EFT-Experten berichten wir hier nicht nur über aktuelle Projekte. Wir teilen auch gerne unser Wissen rund um die Welt der bargeldlosen Zahlungen.
17. Dezember 2020
Einfach, schnell und sicher: Als Zahlungsoption wird PayPal bei Käufern immer beliebter. Für Händler bringt Paypal aber einige Besonderheiten mit sich, insbesondere was die Buchhaltung von PayPal-Zahlungen angeht. Hier erfahren Sie alles, was Händler bei PayPal beachten müssen, wie die Buchhaltung dafür abläuft und wie Sie Ihren Aufwand reduzieren können.
PayPal ist ein beliebter Online-Bezahldienst, der vor allem online die Kaufabwicklung sicherer und einfacher gestalten soll. Die erhöhte Sicherheit betrifft vor allem zwei Besonderheiten, die sich auch auf die Buchhaltung auswirken.
Das Besondere an Paypal? Jeder Geldtransfer wird vollständig online abgewickelt. Im Gegensatz zu einem Bankkonto, handelt es sich bei einem PayPal-Konto also um ein rein virtuelles Konto, das nur einer E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Das beschleunigt nicht nur die Zahlungen, es hat auch Implikationen für die Buchhaltung von PayPal-Zahlungen.
Die Bezahloption PayPal lässt sich als Button auf der Website bzw. im Online-Shop des Händlers einbinden.
Um Paypal für einen Geldtransfer nutzen zu können, müssen sowohl der Käufer als auch der Verkäufer mit einer E-Mail-Adresse registriert sein. Im Gegensatz zu anderen bargeldlosen Zahlungsmethoden werden keine Kontonummern oder Kreditkartendaten für die Identifikation benötigt. Das heisst, dass keine der beiden Parteien die Bankdaten des anderen erfährt.
Zahlt ein Kunde per PayPal für ein Produkt eines Händlers, wird der entsprechende Betrag dem PayPal-Konto des Händlers gutgeschrieben. Es ist wichtig zu beachten, dass dieses Geld dann zunächst nur auf diesem virtuellen Konto liegt und nicht automatisch auf das Bankkonto des Verkäufers gutgeschrieben wird. Dieser Umstand ist für die Buchhaltung von PayPal- Zahlungen von Bedeutung.
Für den Online-Bezahl-Service verlangt PayPal eine Provision, die der Händler bezahlen muss. Mehr über die Kosten für den Verkäufer erfahren Sie hier.
PayPal bietet vor allem viele Vorteile für die Käufer, nicht zuletzt, weil es den Bezahlvorgang für sie einfacher und sicherer macht. Aber auch der Verkäufer kann von dem Online-Bezahldienst profitieren. Einige Nachteile dieser Bezahloption sollte man aber im Kopf behalten.
Wenn es um die PayPal-Abrechnung und das Thema Buchhaltung geht, gibt es bei Paypal-Zahlungen einige Besonderheiten zu beachten. Einerseits hat das mit den Gebühren zu tun, die bei jeder Zahlung für den Händler anfallen. Zum anderen mit der Tatsache, dass das PayPal-Konto virtuell ist. Im Kontext der Buchführung ist das PayPal-Konto allerdings wie ein ganz normales Bankkonto zu führen.
Auszüge aller PayPal-Transaktionen und Berichte des Händlerkontos sollten unbedingt gespeichert und archiviert werden, da sie der Buchhaltung in gedruckter Form als notwendige Buchungsbelege dienen.
Zahlungseingänge sollten Sie nicht über einen längeren Zeitraum auf Ihrem PayPal-Konto belassen. Denn PayPal kann Ihr Konto sperren, wenn Reklamationen eingehen oder ein Verdacht auf Geldwäsche besteht. Das Konto zu entsperren, bedeutet oft grossen Aufwand.
Aufgrund der anfallenden Provision, die PayPal veranschlagt, kommt automatisch nicht der ursprüngliche Brutto-Preis auf dem PayPal-Konto an. Den tatsächlich eingehenden Geldbetrag einfach als Einnahme zu verbuchen, ist allerdings nicht korrekt.
Die Verbuchung der Gebühren sowie die Buchungen vom PayPal-Konto auf das Bankkonto machen die manuelle Buchhaltung von PayPal-Zahlungen aufwändig – insbesondere, wenn viele Transaktionen zu verbuchen sind.
Es gibt aber eine Reihe an Software-Lösungen, die eine Schnittstelle zu PayPal bieten, die Buchhaltung teilweise automatisieren und so den Arbeitsalltag in der Buchhaltung deutlich vereinfachen.
Ein gutes Beispiel für eine solche Lösung ist Matchbox von treibauf – der automatische Debitorenabgleich im bargeldlosen Zahlungsverkehr.
Auch was den mangelnden PayPal-Support im Falle von Problemen gibt, kann Matchbox hilfreich sein. Da die Software automatisiert den Datentransfer überwacht, identifiziert sie jede Ungereimtheit schnell – und der Matchbox-Support kann proaktiv darauf reagieren.
Übrigens: Dieser Fall ist nur eines von vielen Beispielen, wie die Digitialisierung die Buchhaltung vereinfachen kann.
7. Dezember 2023 – «Pepper funktioniert für uns wie ein universeller Adapter, der die Anbindung unterschiedlicher Terminal-Typen enorm erleichtert», fasst Rüdiger Boesen, Product Management TCPOS bei Zucchetti, sein Verständnis der Software zusammen. Als Konsequenz wurde bereits Anfang der 2000er Jahre ein Generalvertrag für die DACH-Region abgeschlossen. Weiterlesen
4. Dezember 2023 – Nachdem Bächli Bergsport schon länger mit treibauf zusammengearbeitet hat, nutzt das Unternehmen jetzt auch den automatischen Zahlungsabgleich von Matchbox für die Finanzbuchhaltung. Erfahren Sie die Beweggründe des Unternehmens für diese Entscheidung – und was sich seit dem Rollout verändert hat. Weiterlesen
31. Oktober 2023 – Cloud-Kassensysteme bieten einige nicht zu unterschätzende Vorteile: So sind sie meist deutlich flexibler und mobiler als klassische PC-basierte Kassensysteme. Erfahren Sie, was Cloud-Kassen auszeichnet, was Sie bieten – und was Sie bei der Auswahl und Integration beachten sollten. Weiterlesen