Praxistipps für Paypal: Buchhaltung, Reconciliation und mehr

17. Dezember 2020

PayPal: Buchhaltung, Reconciliation, Praxistipps

Einfach, schnell und sicher: Als Zahlungsoption wird PayPal bei Käufern immer beliebter. Für Händler bringt Paypal aber einige Besonderheiten mit sich, insbesondere was die Buchhaltung von PayPal-Zahlungen angeht. Hier erfahren Sie alles, was Händler bei PayPal beachten müssen, wie die Buchhaltung dafür abläuft und wie Sie Ihren Aufwand reduzieren können.

Inhalt des Artikels

Was ist PayPal?

PayPal ist ein beliebter Online-Bezahldienst, der vor allem online die Kaufabwicklung sicherer und einfacher gestalten soll. Die erhöhte Sicherheit betrifft vor allem zwei Besonderheiten, die sich auch auf die Buchhaltung auswirken.

  • Datenschutz: Beim Kauf mit PayPal muss ein Kunde seine Bankdaten im jeweiligen Online-Shop nicht angeben, da diese nur bei PayPal hinterlegt sind.
  • Käuferschutz: Kommt ein vom Kunden gekauftes Produkt nicht an oder entspricht nicht der ursprünglichen Beschreibung, greift der PayPal-Käuferschutz: Der Kunde bekommt den Kaufpreis inkl. Porto-Gebühren von PayPal erstattet.

Das Besondere an Paypal? Jeder Geldtransfer wird vollständig online abgewickelt. Im Gegensatz zu einem Bankkonto, handelt es sich bei einem PayPal-Konto also um ein rein virtuelles Konto, das nur einer E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Das beschleunigt nicht nur die Zahlungen, es hat auch Implikationen für die Buchhaltung von PayPal-Zahlungen.

Wie funktioniert PayPal als Verkäufer?

Die Bezahloption PayPal lässt sich als Button auf der Website bzw. im Online-Shop des Händlers einbinden.

Um Paypal für einen Geldtransfer nutzen zu können, müssen sowohl der Käufer als auch der Verkäufer mit einer E-Mail-Adresse registriert sein. Im Gegensatz zu anderen bargeldlosen Zahlungsmethoden werden keine Kontonummern oder Kreditkartendaten für die Identifikation benötigt. Das heisst, dass keine der beiden Parteien die Bankdaten des anderen erfährt.

Zahlt ein Kunde per PayPal für ein Produkt eines Händlers, wird der entsprechende Betrag dem PayPal-Konto des Händlers gutgeschrieben. Es ist wichtig zu beachten, dass dieses Geld dann zunächst nur auf diesem virtuellen Konto liegt und nicht automatisch auf das Bankkonto des Verkäufers gutgeschrieben wird. Dieser Umstand ist für die Buchhaltung von PayPal- Zahlungen von Bedeutung.

Für den Online-Bezahl-Service verlangt PayPal eine Provision, die der Händler bezahlen muss. Mehr über die Kosten für den Verkäufer erfahren Sie hier.

Eine Grafik, die beispielhaft die Provision bei einer PayPal-Transaktion veranschaulicht: Zahlt ein Kunde 100 Euro, so erhält der Verkäufer davon 96,15 Euro. 3,85 Euro gehen als Gebühr an PayPal.

Zahlungen mit PayPal: Vor- und Nachteile für den Verkäufer

PayPal bietet vor allem viele Vorteile für die Käufer, nicht zuletzt, weil es den Bezahlvorgang für sie einfacher und sicherer macht. Aber auch der Verkäufer kann von dem Online-Bezahldienst profitieren. Einige Nachteile dieser Bezahloption sollte man aber im Kopf behalten.

Vorteile für den Verkäufer

  • Schnelligkeit: Zahlungen werden bei Paypal sofort gutgeschrieben. Sonst übliche Banklaufzeiten im Falle von Überweisungen entfallen.
  • Internationalität: Mit Paypal können Händler unkompliziert Zahlungen aus über 200 Märkten in 100 Währungen empfangen.
  • Höhere Konversionsrate: Laut einer PayPal-Umfrage steigert die Bezahlmöglichkeit die Konversionsrate in Online-Shops um etwa ein Drittel.
  • Unkomplizierte Rückerstattung: Mit PayPal können Zahlungen schnell und unkompliziert an den Käufer rückerstattet werden.

Nachteile für den Verkäufer

  • Zugang zu PayPal-Konto: Im Falle von vermeintlichen Ungereimtheiten kann PayPal das virtuelle Konto des Händlers jederzeit sperren: Der Händler hat in diesem Fall keinen Zugriff mehr auf das Geld.
  • Hohe Gebühren: Verglichen mit anderen Bezahl-Optionen zahlt der Händler für PayPal Transaktionen hohe Gebühren.
  • Mangelnder Support: Kommt es zu Problemen mit den Zahlungseingängen o.ä., kann es kompliziert werden. PayPal können Sie nicht telefonisch erreichen und der Service per E-Mail kann einige Tage dauern.

Welche Kosten entstehen für den Verkäufer?

  • PayPal verlangt von (Online-)Händlern eine Provision.
  • Seit 2018 können Sie diese Kosten als Verkäufer nicht mehr auf Ihre Kunden umlegen.
  • Die prozentuale Höhe dieser Provision liegt zwischen 1.9% und 3.4%. Sie ist abhängig vom Gesamtumsatz des jeweiligen Monats.
  • Hinzu kommen dann noch 0,35 € für jede inländische Transaktion.
  • Diese Gebühren müssen in der Buchhaltung von PayPal-Transaktionen korrekt gebucht werden.

PayPal in der Buchhaltung: Zahlungen richtig buchen

Wenn es um die PayPal-Abrechnung und das Thema Buchhaltung geht, gibt es bei Paypal-Zahlungen einige Besonderheiten zu beachten. Einerseits hat das mit den Gebühren zu tun, die bei jeder Zahlung für den Händler anfallen. Zum anderen mit der Tatsache, dass das PayPal-Konto virtuell ist. Im Kontext der Buchführung ist das PayPal-Konto allerdings wie ein ganz normales Bankkonto zu führen.

Auszüge aller PayPal-Transaktionen und Berichte des Händlerkontos sollten unbedingt gespeichert und archiviert werden, da sie der Buchhaltung in gedruckter Form als notwendige Buchungsbelege dienen.

Vom PayPal-Konto auf das Bankkonto buchen

Zahlungseingänge sollten Sie nicht über einen längeren Zeitraum auf Ihrem PayPal-Konto belassen. Denn PayPal kann Ihr Konto sperren, wenn Reklamationen eingehen oder ein Verdacht auf Geldwäsche besteht. Das Konto zu entsperren, bedeutet oft grossen Aufwand.

  • Wir empfehlen einen gewissen Betrag für tatsächliche Reklamationen auf dem Konto zu belassen. Den Rest sollten Sie zeitnah auf das eigene Bankkonto überweisen.
  • Dafür legt die Buchhaltung neben dem bestehenden Bankkonto (z.B. in DATEV SKR03 Kto 1200) ein PayPal-Konto (zum Beispiel mit der Nummer 1210) sowie ein Verrechnungskonto (z.B. in SKR03 Kto. 1360) an.
  • Im Sinne maximaler Transparenz sollten Sie die Zahlungen vom PayPal-Konto auf das Bankkonto (und umgekehrt) grundsätzlich über das Verrechnungskonto buchen.
  • Die Buchungssätze lauten in diesem Fall:
    • Erster Buchungsschritt: PayPal-Verrechnungskonto 1360 (Soll) an PayPal-Konto 1210 (Haben)
    • Zweiter Buchungsschritt: Bankkonto 1200 (Soll) an PayPal-Verrechnungskonto 1360 (Haben)

PayPal-Zahlungseingänge und PayPal-Gebühren buchen

Aufgrund der anfallenden Provision, die PayPal veranschlagt, kommt automatisch nicht der ursprüngliche Brutto-Preis auf dem PayPal-Konto an. Den tatsächlich eingehenden Geldbetrag einfach als Einnahme zu verbuchen, ist allerdings nicht korrekt.

  • Stattdessen muss die Buchhaltung den vollen Preis (Bruttorechnungsbetrag) als Einnahme aufführen und anschliessend die Provision von PayPal als „Nebenkosten des Geldverkehrs“ verbuchen (betriebliche Aufwendungen).
  • Die Provisionsgebühren beinhalten keine Umsatzsteuer. Vorsteuer kann demnach nicht geltend gemacht werden. Sie buchen den vollen durch PayPal abgezogenen Betrag.
  • Ein beispielhafter Buchungssatz (SKR03) für den Fall einer Fakturierung über 100 € und PayPal-Gebühren in Höhe von 3,5 % + 35 Cent (3,85 €) lautet in diesem Fall:
    • Erster Buchungsschritt: 100,00 €: PayPal-Konto 1210 (Soll) an Kunde/Debitor 1400 (Haben)
    • Zweiter Buchungsschritt: 3,85 €: Nebenkosten des Geldverkehrs 4970 (Soll) an PayPal-Konto 1210 (Haben)
    • Ergebnis in der Buchhaltung: Somit ist der Debitor ausgeglichen und das Paypal-Konto weist 96,15 € (Soll) auf.

Nicht vergessen: PayPal-Gebühren bei der Steuer geltend machen

  • Sie können die Provisions-Gebühren von PayPal als Betriebsausgaben vollständig steuerlich absetzen.
  • Die Gebühren mindern nämlich Ihren Gewinn – und damit Ihre Steuerlast.

Die Buchhaltung von PayPal-Zahlungen automatisieren

Die Verbuchung der Gebühren sowie die Buchungen vom PayPal-Konto auf das Bankkonto machen die manuelle Buchhaltung von PayPal-Zahlungen aufwändig – insbesondere, wenn viele Transaktionen zu verbuchen sind.

Es gibt aber eine Reihe an Software-Lösungen, die eine Schnittstelle zu PayPal bieten, die Buchhaltung teilweise automatisieren und so den Arbeitsalltag in der Buchhaltung deutlich vereinfachen.

Ein gutes Beispiel für eine solche Lösung ist Matchbox von treibauf – der automatische Debitorenabgleich im bargeldlosen Zahlungsverkehr.

  • Die Lösung importiert zunächst alle Datensätze von Webshop und PayPal, um sie dann automatisch abzugleichen (Reconciliation).
  • Anschliessend überträgt die Software die Daten in transaktionsgenaue Buchungssätze und exportiert sie automatisch in das jeweilige Buchhaltungssystem.
  • Dabei können die PayPal-Gebühren automatisiert verbucht werden.

Auch was den mangelnden PayPal-Support im Falle von Problemen gibt, kann Matchbox hilfreich sein. Da die Software automatisiert den Datentransfer überwacht, identifiziert sie jede Ungereimtheit schnell – und der Matchbox-Support kann proaktiv darauf reagieren.

Übrigens: Dieser Fall ist nur eines von vielen Beispielen, wie die Digitialisierung die Buchhaltung vereinfachen kann.

Zusammenfassung: Paypal richtig buchen

  • Der beliebte Online-Bezahldienst weist für (Online-)Händler eine Reihe von Besonderheiten auf – insbesondere, was die Buchhaltung der PayPal-Zahlungen betrifft.
  • Da eingehende Zahlungen zunächst auf dem virtuellen PayPal-Konto eingehen, müssen sie aktiv auf das Bankkonto des Händlers überwiesen – und entsprechend gebucht werden.
  • Darüber hinaus muss die Buchhaltung die anfallenden Pay-Pal Gebühren korrekt ausweisen und sollte diese natürlich als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.
  • Software-Lösungen wie Matchbox von treibauf können die aufwändigen manuellen Buchungen automatisieren und so die Buchhaltung erheblich entlasten.
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