Update aus China: Terminal-Integration & Debitorenabgleich begeistern Richemont

Wie Matchbox Richemont in China unterstützt

International tätige Handelsunternehmen wissen: Retail ist nie gleich Retail. Und selbst im E-Commerce-Bereich weisen unterschiedliche Märkte ihre Besonderheiten auf – insbesondere was die Verwendung der Zahlungsmittel sowie die Abwicklung und Verarbeitung von Zahlungen angeht.

Umso spannender war es, als wir Ende 2019 vom Luxusgüterkonzern Richemont mit der Implementierung eines automatisierten Debitorenabgleichs sowie der Integration neuer Terminals beauftragt wurden – und zwar für den kompletten chinesischen Markt.

Jetzt, etwa ein Jahr später, ist dieses Projekt abgeschlossen. Zeit, zurückzublicken – und ein Resümee zu ziehen.

Inhalt des Artikels

Wie alles begann: Kick-off mit Soll-Ist-Analyse

Zum Kick-off des Projekts reiste das treibauf Projekt-Team für einen 5-tägigen Workshop nach China, um das Richemont-Team vor Ort und dessen Anforderungen genau kennenzulernen: Im Rahmen eines ERP-Rollouts sollte neben einem neuen Kassensystem im Bereich Retail auch ein neues E-Commerce-System eingeführt werden.

Richemont wollte den bisher manuell geleisteten Abgleich aller Zahlungen aus Retail und E-Commerce auf Basis unserer Matchbox-Lösung weitestgehend automatisieren und so die Aufwände in der Finanzabteilung erheblich reduzieren.

Zum einen galt es, alle in China üblichen Zahlungsmittel wie WeChat Pay, Alipay oder China Union Pay in den automatisierten Debitorenabgleich zu integrieren. Zum anderen mussten aber auch Payment-Optionen wie Cash on Delivery (COD) einbezogen werden, welche chinesische Lieferdienste ihren Kunden bieten. In der Summe keine leichte Aufgabe.

Darüber hinaus sollten wir die Integration neuer Terminal-Protokolle in die neuen POS-Systeme auf Basis unserer universellen Schnittstelle Pepper begleiten.

Projektablauf und Zusammenarbeit: Agil zum Ziel!

Zurück in der Schweiz machten wir uns gleich ans Werk. Im Projektverlauf kamen zu den ursprünglichen Anforderungen des Kunden schnell weitere Herausforderungen hinzu: So brachten beispielsweise die chinesischen Acquirer neue Eigenheiten ins Spiel. Zudem mussten wir so genannte One-to-many-Matching-Fälle beim Debitorenabgleich berücksichtigen: Ein Käufer nutzt in diesem Fall mehr als ein Zahlungsmittel, um eine Zahlung zu begleichen.

In enger Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung und dem IT-Team von Richemont begannen wir iterativ eine Herausforderung nach der anderen zu lösen: Schritt für Schritt konnten wir alle Zahlungsmittel, die One-to-many-Matching-Fälle und sogar die COD-Zahlungsdaten integrieren. Einer der Acquirer war sogar so zuvorkommend, dass er seine Formate auf unseren Wunsch hin anpasste, um einen reibungslosen Import der Daten zu ermöglichen.

Pünktlich fertig – trotz Change Request

Im Rahmen dieser agilen Arbeitsweise kam schliesslich noch eine weitere, nicht zu unterschätzende Anforderung hinzu: Neben dem stationären Handel mit 135 Boutiquen und den Webshops von acht Brands sollte mit dem TMAL Marketplace noch ein weiterer, komplett neuer Absatzkanal in das übergreifende Payment-Matching einbezogen werden.

Dafür mussten zusätzlich jede Menge neue Prozesse berücksichtigt, die nötigen Daten beschafft und komplexe Kommissionen identifiziert und gemanagt werden. Doch dank der grossartigen Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung China und dem Projektteam von Richemont konnten wir sogar diese Change Request innerhalb des geplanten Projektzeitraums in den automatisierten Debitorenabgleich integrieren.

Resultate, die begeistern

  • Automatisierter Zahlungsabgleich für acht Brands mit eigenen Online-Shops, acht Accounts auf einem Marketplace und 135 Retail Stores.
  • Integration aller gewünschten Zahlungsmittel und Zahlungsoptionen, inklusive exotischer Sonderfälle.
  • Matching-Quote der Retail Stores von 97 – 98 % beim Go-Live.
  • Alles im Kontext eines managed Cloud-Service
  • Upgrade für alle Kassensysteme und Terminal Integration auf Basis unserer universellen Pepper-Schnittstelle.

Kein Wunder, dass die Projektverantwortlichen in China begeistert waren: Vom Team Lead bis zum Richemont C-Level bekamen wir sehr positives Feedback für unsere Arbeit, insbesondere da ein anderes Software-Unternehmen im Vorfeld an der Summe der Herausforderungen gescheitert war.

”Matchbox hat uns echt beeindruckt: Mit einer Matching-Rate von 99% für den Einzelhandel und 96% für unseren E-Commerce-Vertrieb hat die Software die Effizienz und Effektivität unseres Zahlungsabgleichs deutlich gesteigert. Darüber hinaus hat Matchbox auch das Monitoring und Reporting der Zahlungen im Einzelhandel und im E-Commerce erheblich verbessert.

Zudem haben wir die Zusammenarbeit mit dem gesamten treibauf Team sehr geschätzt. Sie haben wirklich exzellente Arbeit geleistet, beispielsweise wenn es um die Integration von Matchbox in das ERP-System von Richemont ging, darum die API-Daten von chinesischen Acquirern (UMS, China Pay, Alipay, Wechat Pay) zu erhalten oder darum, die Matching-Methoden an die spezifischen Bedürfnisse unserer unterschiedlichen Kanäle anzupassen.

Wir freuen uns schon auf die weitere Zusammenarbeit mit dem treibauf Support Team – und natürlich darauf, sich im agilen chinesischen Markt gemeinsam weiterzuentwickeln.“

Isaac Lv, Finance Project Manager, Richemont Commercial Company Limited

Auf dieser Basis sind übrigens mehr als nur Business-Beziehungen entstanden. Wir freuen uns, dass wir einige echte Freundschaften mit unseren Projektpartnern in China schliessen durften. Besser kann ein internationales Projekt also kaum laufen.

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