Warum BESTSECRET jetzt noch besser auf Detailfragen vorbereitet ist

Der Kunde

BESTSECRET ist die führende europäische Online-Plattform für Premium- und Luxusmarken im Off-Price-Segment. Um den Markenwert der exklusiven Modemarken bei BESTSECRET zu schützen, ist der Zugang zu diesem Online-Shop bewusst nur für Mitglieder möglich. Jedes neue Mitglied muss von einem bestehenden Mitglied eingeladen werden, um Zugang zu Premium- und Luxusmarken zu exklusiven Preisen zu erhalten.

Über die Jahre hat sich BESTSECRET zu einer international gefragten Marke entwickelt: Das Unternehmen beschäftigt rund 2’300 Mitarbeitende und ist im Bereich E-Commerce in 28 Ländern weltweit aktiv. Neben dem exklusiven Online-Shop betreibt BESTSECRET auch Ladengeschäfte in München, Aschheim und Wien/Vösendorf.

Die Herausforderung

Die Buchhaltung von BESTSECRET verarbeitet jährlich ein enormes Zahlungsvolumen mit zahlreichen internationalen Transaktionen. Die Vielzahl der unterschiedlichen Acquirer und Payment Service Provider (mit entsprechenden Gebühren- und Abrechnungsmodellen) sowie eine grosse Anzahl an Währungen machen es für das Accounting zusätzlich komplex.

Bis 2024 wurden Zahlungen aufgrund bestehender ERP-Systeme manuell abgeglichen und gebucht. Das manuelle transaktionsgenaue Buchen war unter diesen Voraussetzungen allerdings nur mit erheblichem Zeitaufwand möglich.

«Sobald es bei Prüfungen Detailfragen gibt, ist ein transaktionsgenauer Zahlungsabgleich aber wichtig, um schnell präzise Antworten geben zu können», bringt Martin Breddemann, Accounting Manager bei BESTSECRET, die Herausforderung auf den Punkt.

Übrigens: Die unterschiedlichen Accounting-Ansätze beim Payment Reconciliation haben wir in einem eigenen Artikel verglichen.

«Als wir uns dann entschieden hatten, mit SAP ein neues ERP-System zu implementieren, wollten wir in diesem Zuge auch gleich eine neue Lösung für den Zahlungsabgleich: Deshalb recherchierten wir nach einer Software, die uns durch Automatisierung dabei hilft, das grosse Volumen der Zahlungen transaktionsgenau abzugleichen und zu buchen – und damit die Transparenz in unserer Buchhaltung deutlich zu verbessern.»

Weitere Grundvoraussetzung für die neue Software-Lösung war eine nahtlose Integration in das neue SAP-System.

Die Lösung

Nach einem gründlichen Vergleich mit anderen Anbietern entschieden sich Gunther Anders, Head of Financial Systems bei BESTSECRET, und sein Team für Matchbox von treibauf. Die Software importiert alle Umsatzdaten des Web-Shops und diejenigen der Zahlungsdienstleister, gleicht sie automatisch miteinander ab, erstellt dann die passenden Buchungssätze und exportiert diese ins ERP von BESTSECRET.

Im Zuge der Umstellung auf SAP begann die Integration von Matchbox im Frühjahr 2024. Dabei stellte das treibauf Team nicht nur sicher, dass alle Settlement Files sauber ins neue ERP fliessen.

Schritt für Schritt sorgten sie auch dafür, dass die Software alle besonderen Use Cases des internationalen E-Commerce-Unternehmens zuverlässig meistert: Der Umgang mit unterschiedlichen Fremdwährungen und länderspezifische Eigenheiten wurden genauso berücksichtigt wie die Möglichkeiten von Refunds, Teil-Refunds, Chargebacks sowie Reverse Chargebacks.

Gleichzeitig wurden von Adyen, American Express über Klarna bis zu PayPal und Riverty alle internationalen Zahlungsdienstleister in die Matchbox integriert, so dass jetzt für jede einzelne Transaktion ein transaktionsgenauer Abgleich zwischen den Web-Shop- und den Acquirer-Daten möglich ist.