Wie eurotrade das Accounting auf 5-Sterne-Niveau gebracht hat

Der Kunde

Die eurotrade Flughafen München Handels-GmbH ist ein Tochterunternehmen des Flughafen München, das sich auf den Bereich Retail und Shopping spezialisiert hat. Mit etwa 700 Mitarbeitenden betreibt das Unternehmen am Flughafen insgesamt 39 Shops auf rund 10’000 Quadratmetern Fläche. Neben den typischen Duty-Free Shops zählen dazu auch eine ganze Reihe an Premium-Marken, wie z.B. Boss, Rolex, Hermès, Montblanc oder Swarovski.

Der Flughafen München ist nicht nur der zweitgrösste Flughafen in Deutschland, sondern auch der erste Flughafen in Europa, der von Skytrax mit dem 5-Sterne-Gütesiegel ausgezeichnet wurde. Vor diesem Hintergrund hat sich auch eurotrade zum Ziel gesetzt, den Kundinnen und Kunden ein herausragendes Shopping-Erlebnis zu bieten. Dazu zählt natürlich auch ein Service-orientierter, reibungsloser Bezahlprozess.

Die Herausforderung

Am Flughafen München findet der allergrösste Teil der Transaktionen bargeldlos statt. «Ein wichtiger Teil eines Premium-Shopping-Erlebnisses ist es, internationalen Kunden alle von ihnen gewünschten Bezahloptionen bieten zu können», beschreibt Nadja Kobets, Head of Finance bei eurotrade, die Erwartungshaltung. Neben allen internationalen Kreditkarten (Visa Card, Master Card, Diners Card, American Express etc.) zählen heute dazu auch Bezahllösungen wie Alipay, WeChat Pay oder PayPal.

«Wenn man zusätzlich bedenkt, dass bei den fast 40 Shops und Öffnungszeiten von 6:00 Uhr bis 21:00 Uhr auch schnell mal 13’000 Transaktionen pro Tag zusammenkommen, kann man sich vorstellen, wie viel Arbeit der transaktionsgenaue Abgleich dieser Zahlungen für das Accounting Team von eurotrade bedeutet hat», fasst Nadja Kobets die Grundsituation zusammen.

«Dabei darf man nicht vergessen, dass die Vertragsmodi bei verschiedenen bargeldlosen Bezahlmethoden sehr unterschiedlich sind: Nicht nur die verschiedenen Gebühren müssen hierbei beachtet werden. Auch der Zeitpunkt der Gutschriften für die getätigten Zahlungen unterscheidet sich je nach Zahlungsanbieter». Alles in allem ein riesiger manueller Aufwand.

«Bei eurotrade haben wir den Anspruch, dass sich der 5-Sterne-Anspruch auch in den internen Prozessen des Unternehmens widerspiegelt», erläutert Nadja Kobets. Aus diesem Grund entschied man sich, die Prozesse rund um den Abgleich der elektronischen Transaktionen zu digitalisieren. Ziel war es, die Qualität der Buchhaltung auf ein neues Level zu heben.

Neben den bereits genannten Herausforderungen galt es dabei, auch ganz besondere Anforderungen im Kontext des Flughafens zu erfüllen.

«Ein Beispiel dafür ist die Dynamic Currency Conversion (DCC)», erklärt Nadja Kobets. Hierbei können die Kundinnen und Kunden beim Bezahlen am Karten-Terminal entscheiden, ob sie die Ware lieber in Euro oder in der Währung ihres Heimatlandes bezahlen möchten. Für korrekte Buchungssätze müssen mögliche Erträge aus der Währungsumrechnung berücksichtigt werden.

Die Lösung

Nachdem eurotrade sich zunächst einen Überblick über mögliche Software-Lösungen am Markt verschafft hatte, holte das Unternehmen entsprechende Angebote vor dem Hintergrund der besonderen Herausforderungen ein, die es zu meistern galt. Nach genauer Analyse der verschiedenen Anbieter entschied man sich für die Electronic Payment Reconciliation und Analytics Software Matchbox von treibauf.

Die Software importiert alle Kassen- und Acquirer-Daten, gleicht diese vollautomatisch miteinander ab, erstellt automatisch die passenden Buchungssätze und exportiert diese in das angebunden ERP von eurotrade. Ausserdem ist das System so flexibel und modular, dass die speziellen Anforderungen von eurotrade (z.B DCC) durch individuelle Anpassungen problemlos umgesetzt werden konnten.

Wenn zum Beispiel neue (Pop-up-)Stores zum existierenden Portfolio hinzukommen, können diese in Matchbox ganz flexibel integriert werden. Sowohl die Erträge aus der Dynamic Currency Conversion als auch die Transaktionsgebühren werden nicht nur automatisiert abgebildet: Sie können auch präzise einzelnen Stores zugeordnet werden.

Das Ergebnis

«Bevor wir Matchbox eingesetzt haben, hatten wir eine komplett andere Arbeitsweise, die enorm viele wertvolle Ressourcen gebunden hat. Jetzt übernimmt Matchbox die zeitaufwändige Vorarbeit, gleicht alle zwei Stunden die meisten Transaktionen vollautomatisch ab und verbucht die korrekten Matches auch gleich», berichtet Nadja Kobets.

Wie viel Prozent der Zahlungen vollautomatisch matchen? «Wir haben das Glück, dass die Daten bei uns pünktlich ankommen und meist sehr genau sind. Damit konnten wir bereits nach drei Wochen eine Matching-Quote von 98% bis 99% erreichen!»

«Unser Team ist natürlich weiterhin gefragt: Jetzt können wir uns ganz gezielt auf die wenigen Transaktionen konzentrieren, die nicht vollautomatisch durchgebucht werden. Damit können wir die Qualität unserer Reconciliation enorm steigern – und die Kompetenzen unserer Kolleginnen und Kollegen viel besser einsetzen», erzählt Nadja Kobets von ihren Erfahrungen mit der Software.

«Ein Kollege kann jetzt zum Beispiel endlich auch im Dezember in Urlaub gehen, da er bei weitem nicht mehr so viel nacharbeiten muss, seit wir Matchbox nutzen. Kein Wunder also, dass die Software auch im Team auf viel positives Feedback stösst.»

«Die Vorteile aus meiner Sicht? Deutlich weniger manuelle Arbeit für unser Accounting-Team, weniger Fehler und dazu das gute Gefühl, dass wir die Qualität unserer Buchhaltung mit Matchbox auf 5-Sterne-Niveau heben konnten», fasst Nadja Kobets die Vorteile der Matchbox aus ihrer Sicht zusammen. Doch das ist noch nicht alles: «Da die Daten von Matchbox sogar auf einzelne Kostenstellen heruntergebrochen werden können, profitiert auch das Controlling von einer nie dagewesenen Transparenz!»