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Matchbox automatisiert den Zahlungsabgleich, reduziert so den Aufwand – und verwandelt die Flut Ihrer Zahlungsdaten in aussagekräftige Diagramme.
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Die treibauf Wissenswerte
Als EFT-Experten berichten wir hier nicht nur über aktuelle Projekte. Wir teilen auch gerne unser Wissen rund um die Welt der bargeldlosen Zahlungen.
8. Februar 2023
Hotels in Europa sehen sich durch den Fachkräftemangel mit einer ganzen Reihe an Herausforderungen konfrontiert: Es gibt einfach viel zu wenig Personal für die zahlreichen Aufgaben, die täglich in den Hotels anfallen. Dies bedingt wiederum, dass Mitarbeitende zusätzlich Aufgaben übernehmen müssen, die ausserhalb ihres eigentlichen Job-Profils liegen. Die Folge? Überlastung und Fehler.
Neue Automatisierungslösungen können dieses Problem entschärfen. Denn es gibt Bereiche, in denen Hotels durch intelligente Software-Lösungen den personellen Aufwand stark reduzieren und so neue Kapazitäten freisetzen können. Das gilt insbesondere für Routine-Tätigkeiten, wie sie zum Beispiel in der Buchhaltung im Kontext des Zahlungsabgleichs anfallen.
Beim Zahlungsabgleich – auch “ Payment Reconciliation” genannt – werden die unterschiedlichen Zahlungseingänge des Hotels geprüft und mögliche Ungereimtheiten zwischen den eigenen Umsatzdaten und den Daten externer Zahlungsdienstleister (z.B. Acquirer Banken) identifiziert.
Dieser essenzielle Bestandteil der Buchhaltung bindet laut einer Studie von PWC aktuell noch bis zu 25% (!) der Ressourcen in den Finanzabteilungen von Unternehmen. Laut der gleichen Studie könnte 40% des dabei entstehenden manuellen Aufwands durch Automatisierung eingespart werden.
Da die Suche nach Diskrepanzen beim Abgleich bargeldloser Zahlungen mit besonderem Aufwand verbunden ist, bindet dieser Bereich durch die erhöhte Komplexität oft die meisten Ressourcen.
Das liegt an mehreren Gründen: Zum einen gibt es bei bargeldlosen Zahlungen immer eine zeitliche Differenz zwischen der eigentlichen Zahlung an der Kasse und dem Zahlungseingang auf dem Konto. Weiterhin kommt es oft zu Sammelüberweisungen, bei denen die Acquiring Banken mehrere Zahlungen zusammen überweisen. Darüber hinaus müssen beim Abgleich der elektronischen Zahlungen immer die Gebühren berücksichtigt werden, die diese Dienstleister für ihre Services verlangen.
Der Saldenabgleich ist eine vereinfachte Form des Zahlungsabgleichs, bei den Zahlungen nicht einzeln abgeglichen werden, sondern lediglich die Summen unterschiedlicher Transaktionen. Das Saldo wird dann zum Beispiel pro Tag, pro Zahlungsmittel oder pro Hotel verglichen.
Auf den ersten Blick kann ein solcher Saldenabgleich den Aufwand natürlich reduzieren. Doch die daraus resultierende Ungenauigkeit kann für Hotels schnell zu grösseren Problemen führen, insbesondere, wenn die verglichenen Salden Differenzen aufweisen. Die Differenzen einfach hinnehmen widerspricht der kaufmännischen Sorgfaltspflicht. Also beginnt spätestens dann die mühsame Suche nach der Ursache für die Ungereimtheit.
Hinzu kommt, dass der transaktionsgenaue Abgleich im Sinne des Bilanz- und Steuerrechts auch gesetzlich Pflicht ist. Die Mittelherkünfte müssen nämlich immer exakt nachgewiesen werden können.
Schon rein rechtlich gesehen, ist also ein transaktionsgenauer Abgleich der elektronischen Zahlungen jedem Hotel zu empfehlen. Das impliziert aber, dass jede der eingegangenen elektronischen Zahlungen einzeln abgeglichen werden muss – ob diese online, vor Ort an der Rezeption, im Restaurant oder im Spa-Bereich getätigt wurde. Im Falle eines manuellen Abgleichs entsteht hier in der Buchhaltung natürlich schnell riesiger Aufwand.
Es gibt jedoch eine Lösung, wie Hotels diesen Zahlungsabgleich weitestgehend automatisieren können – und damit jede Menge Zeit, Geld und Nerven sparen. Die Software Matchbox von treibauf importiert alle Datensätze von den Kassen (ob stationär oder online), den Kartenverarbeitern und den Banken, vereinheitlicht sie, gleicht sie automatisch ab, erstellt die entsprechenden Buchungssätze und exportiert sie sogar in das jeweilige ERP.
Für ihre Kassendaten, ihre Reservierungen und ihren Webshop nutzen viele Hotel die Hotel-Software protel from Planet. Der Abgleich der Zahlungsdaten musste innerhalb dieser Software allerdings bislang noch manuell erfolgen.
Das Schweizer Software-Unternehmen rebagdata hat jetzt allerdings ein “Hospitality Zusatzmodul” entwickelt, mit dem die Software Matchbox schnell und einfach mit protel from Planet kombiniert werden kann. Damit können Hotels in Zukunft viele Stunden Aufwand sparen – und ihr Personal kann sich in dieser Zeit endlich um andere wichtige Aufgaben kümmern.
Diese Verknüpfung von Matchbox und protel from Planet ist aktuell noch brandneu am Markt – und wird wohl das Accounting für Hotels in absehbarer Zeit revolutionieren.
Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten der Software Matchbox und deren Einbindung in protel from Planet erfahren möchten, nehmen Sie an unserem kostenlosen Webinar auf LinkedIn oder Youtube teil.
28.02.2023, 14 Uhr
Online – Live-Stream aus dem Widder Hotel in Zürich
Thomas Hildebrand | The Living Circle
Erik Zimmermann, Jörg Bächler | rebagdata ag
Dr. Dominique Bächler | treibauf AG
25. November 2024 – Mit dem Anteil an elektronischen Zahlungen nehmen auch die Kosten zu, die bei diesen Zahlungsarten für Handelsunternehmen entstehen. Die Optimierung dieser Kosten wird für Unternehmen deshalb zu einem wichtigen strategischen Thema. Bevor man optimieren kann, braucht man aber zunächst mal den genauen Durchblick: Wie entstehen diese Kosten? Wie setzen ... Weiterlesen
28. Oktober 2024 – Wer an einem grossen internationalen Flughafen die Transaktionen von fast 40 Shops tagesgenau zuverlässig verarbeiten und korrekt verbuchen muss, hat eine grosse Verantwortung. Erfahren Sie, wie Matchbox dem eurotrade Finance Team nicht nur die Arbeit enorm erleichtern konnte, sondern auch für weniger Fehler sorgt… Weiterlesen
3. Oktober 2024 – In Hotels gibt es eine Reihe von Besonderheiten, die direkte Auswirkung auf die Buchhaltung haben. Hier lesen Sie, welche Aufgaben die Buchhaltung in Hotels hat, was es ganz besonders zu beachten gibt und was es bei der Auswahl von Software-Tools besonders zu beachten gilt. Weiterlesen