Hotels in Europa sehen sich durch den Fachkräftemangel mit einer ganzen Reihe an Herausforderungen konfrontiert: Es gibt einfach viel zu wenig Personal für die zahlreichen Aufgaben, die täglich in den Hotels anfallen. Dies bedingt wiederum, dass Mitarbeitende zusätzlich Aufgaben übernehmen müssen, die ausserhalb ihres eigentlichen Job-Profils liegen. Die Folge? Überlastung und Fehler.
Neue Automatisierungslösungen können dieses Problem entschärfen. Denn es gibt Bereiche, in denen Hotels durch intelligente Software-Lösungen den personellen Aufwand stark reduzieren und so neue Kapazitäten freisetzen können. Das gilt insbesondere für Routine-Tätigkeiten, wie sie zum Beispiel in der Buchhaltung im Kontext des Zahlungsabgleichs anfallen.
Warum ist der Zahlungsabgleich für Hotels ein wichtiges Thema?
Beim Zahlungsabgleich – auch “ Payment Reconciliation” genannt – werden die unterschiedlichen Zahlungseingänge des Hotels geprüft und mögliche Ungereimtheiten zwischen den eigenen Umsatzdaten und den Daten externer Zahlungsdienstleister (z.B. Acquirer Banken) identifiziert.
Dieser essenzielle Bestandteil der Buchhaltung bindet laut einer Studie von PWC aktuell noch bis zu 25% (!) der Ressourcen in den Finanzabteilungen von Unternehmen. Laut der gleichen Studie könnte 40% des dabei entstehenden manuellen Aufwands durch Automatisierung eingespart werden.
Da die Suche nach Diskrepanzen beim Abgleich bargeldloser Zahlungen mit besonderem Aufwand verbunden ist, bindet dieser Bereich durch die erhöhte Komplexität oft die meisten Ressourcen.
Das liegt an mehreren Gründen: Zum einen gibt es bei bargeldlosen Zahlungen immer eine zeitliche Differenz zwischen der eigentlichen Zahlung an der Kasse und dem Zahlungseingang auf dem Konto. Weiterhin kommt es oft zu Sammelüberweisungen, bei denen die Acquiring Banken mehrere Zahlungen zusammen überweisen. Darüber hinaus müssen beim Abgleich der elektronischen Zahlungen immer die Gebühren berücksichtigt werden, die diese Dienstleister für ihre Services verlangen.
Kann ein Saldenabgleich Hotels langfristig Aufwand sparen?
Der Saldenabgleich ist eine vereinfachte Form des Zahlungsabgleichs, bei den Zahlungen nicht einzeln abgeglichen werden, sondern lediglich die Summen unterschiedlicher Transaktionen. Das Saldo wird dann zum Beispiel pro Tag, pro Zahlungsmittel oder pro Hotel verglichen.
Auf den ersten Blick kann ein solcher Saldenabgleich den Aufwand natürlich reduzieren. Doch die daraus resultierende Ungenauigkeit kann für Hotels schnell zu grösseren Problemen führen, insbesondere, wenn die verglichenen Salden Differenzen aufweisen. Die Differenzen einfach hinnehmen widerspricht der kaufmännischen Sorgfaltspflicht. Also beginnt spätestens dann die mühsame Suche nach der Ursache für die Ungereimtheit.
Hinzu kommt, dass der transaktionsgenaue Abgleich im Sinne des Bilanz- und Steuerrechts auch gesetzlich Pflicht ist. Die Mittelherkünfte müssen nämlich immer exakt nachgewiesen werden können.
Wie können Hotels beim transaktionsgenauen Zahlungsabgleich Aufwand sparen?
Schon rein rechtlich gesehen, ist also ein transaktionsgenauer Abgleich der elektronischen Zahlungen jedem Hotel zu empfehlen. Das impliziert aber, dass jede der eingegangenen elektronischen Zahlungen einzeln abgeglichen werden muss – ob diese online, vor Ort an der Rezeption, im Restaurant oder im Spa-Bereich getätigt wurde. Im Falle eines manuellen Abgleichs entsteht hier in der Buchhaltung natürlich schnell riesiger Aufwand.
Es gibt jedoch eine Lösung, wie Hotels diesen Zahlungsabgleich weitestgehend automatisieren können – und damit jede Menge Zeit, Geld und Nerven sparen. Die Software Matchbox von treibauf importiert alle Datensätze von den Kassen (ob stationär oder online), den Kartenverarbeitern und den Banken, vereinheitlicht sie, gleicht sie automatisch ab, erstellt die entsprechenden Buchungssätze und exportiert sie sogar in das jeweilige ERP.
Lässt sich der automatisierte Zahlungsabgleich mit der Hotelsoftware von protel from Planet kombinieren?
Für ihre Kassendaten, ihre Reservierungen und ihren Webshop nutzen viele Hotel die Hotel-Software protel from Planet. Der Abgleich der Zahlungsdaten musste innerhalb dieser Software allerdings bislang noch manuell erfolgen.
Das Schweizer Software-Unternehmen rebagdata hat jetzt allerdings ein “Hospitality Zusatzmodul” entwickelt, mit dem die Software Matchbox schnell und einfach mit protel from Planet kombiniert werden kann. Damit können Hotels in Zukunft viele Stunden Aufwand sparen – und ihr Personal kann sich in dieser Zeit endlich um andere wichtige Aufgaben kümmern.
Wie und wo kann ich mehr über diese Lösung erfahren?
Diese Verknüpfung von Matchbox und protel from Planet ist aktuell noch brandneu am Markt – und wird wohl das Accounting für Hotels in absehbarer Zeit revolutionieren.
Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten der Software Matchbox und deren Einbindung in protel from Planet erfahren möchten, nehmen Sie an unserem kostenlosen Webinar auf LinkedIn oder Youtube teil.
Das Webinar zum automatisierten Zahlungsabgleich in Hotels
