Wie in der Kronenhalle sogar der Zahlungsabgleich zum Genuss wurde

Der Kunde

Die Kronenhalle ist eine echte Institution in Zürich: In diesem Restaurant und der angeschlossenen Bar sind das Ambiente, die Kunstsammlung, das Essen und der Service seit 100 Jahren auf höchstem Niveau! Kein Wunder also, dass die Kronenhalle 2024 von ICOMOS als historisches Restaurant des Jahres ausgezeichnet wurde. Neben der gehobenen Kulinarik und den guten Drinks ist die Kronenhalle für ihre einladende, familiäre und anregende Atmosphäre bekannt.

Ausser dem Restaurant und dem Barbetrieb hat die Kronenhalle einen eigenen Online-Shop, wo sie neben Geschenken und Accessoires auch Delikatessen und Spirituosen vertreibt.

Die Herausforderung

In der Kronenhalle finden über 90% der Zahlungen mit Karte bzw. bargeldlos statt. Am Ende des Tages werden alle diese Zahlungen vierfach kontrolliert: Zunächst von den Kellner:innen, dann vom Chef de Service, im nächsten Schritt von der Administration und am Ende nochmal persönlich von Nicola Frischknecht – dem Leiter HR, Administration und Finanzen in der Kronenhalle. Da die Terminals in der Kronenhalle bewusst nicht ans Kassensystem angebunden sind, muss unter anderem überprüft werden, dass der Service die richtigen Beträge ins Kartenterminal getippt hat.

«Früher habe ich einmal im Monat fünf bis sechs Stunden gebraucht, um alle Kartenzahlungen zu überprüfen und abzugleichen. Diese Arbeit war mühsam und vor allem sehr zeitraubend», fasst Nicola Frischknecht die Grundsituation zusammen, in der er sich befand.

«Wir hatten zwar die Buchungen automatisiert, der eigentliche Zahlungsabgleich fand aber immer noch manuell statt. Ich hatte da eine Excel-Liste: Auf der einen Seite, welche Bankzahlungen eingegangen sind und auf der anderen Seite die Transaktionsdaten der Acquirer. Diese Listen habe ich dann händisch miteinander abgeglichen, um festzustellen, wo ein Zahlungseingang verbucht wurde – und welche Beträge noch offen waren. Wenn dann noch Transaktionen nicht gespeichert wurden, weil die Terminals zeitweise ausgefallen waren, musste ich sogar noch alle Belege einzeln durchgehen, um den Abgleich zu vollziehen.»

Hinzu kam, dass man die Zahlungen nicht wirklich stichtagbezogen eingrenzen konnte: «Um zum Beispiel die Jahresendabrechnung zu machen, musste ich abschätzen, was denn bis zum Stichtag noch ausbezahlt wird. Da gab es zum Teil Differenzen in fünfstelliger Höhe. In Sachen Finanzbuchhaltung hat man bei so etwas natürlich nicht so das beste Gefühl», erzählt Nicola Frischknecht.

Vor diesem Hintergrund machte er sich auf die Suche nach einer Lösung, die den Zahlungsabgleich sicherer, präziser, transparenter und vor allem effizienter machen sollte.

Die Lösung

Geografisch gesehen musste Nicola Frischknecht gar nicht weit suchen: Denn die Reconciliation- und Payment Analytics Software Matchbox kommt vom Software-Unternehmen treibauf – mit Sitz im nahegelegenen Zürich Oerlikon.

Diese Software importiert zunächst die Daten der Hypersoft-Kassen vor Ort, die Daten der Webshop-Kasse, die Transaktionsdaten der Acquirer sowie die Kontoeingangsdaten der Bank und gleicht alles automatisch miteinander ab. Auf dieser Basis erstellt das System dann die passenden Buchungssätze und exportiert sie direkt in Abacus – das ERP der Kronenhalle.

Die wenigen Zahlungen, die das System nicht vollautomatisch «matchen» und verbuchen kann, werden im intuitiven UI der Software direkt angezeigt – und können dann ganz gezielt bearbeitet werden. Im Fall der Kronenhalle handelt es sich dabei aber im Durchschnitt nur um etwa 5% aller Transaktionen – obwohl die Terminals nicht direkt an die Kassen angebunden sind. Bei ca. 95% der Transaktionen entsteht also kein manueller Reconciliation oder Buchungsaufwand mehr.

Das Ergebnis

«Bevor wir Matchbox hatten, konnte ich die Transaktions- und Zahlungsdaten nur einmal im Monat checken und abgleichen. Mehr war zeitlich einfach nicht drin. Jetzt macht unsere Sachbearbeiterin täglich den Abgleich in der Matchbox und ich habe immer den kompletten, tagesgenauen Überblick über den Status aller Transaktionen. So sehe ich sofort, falls irgendwo mal was nicht passt. Allein die Sicherheit, die so entsteht, ist nicht zu unterschätzen», erläutert Nicola Frischknecht.

Hinzu kommt, dass die Zahlungsabstimmung jetzt einfach deutlich effizienter ist – und in Zeiten des Fachkräftemangels viel weniger Ressourcen bindet. «Mit einer vollautomatisierten Matching-Quote von 94,7% brauchen wir jetzt täglich nur noch 5-10 Minuten – und haben dann bereits alles tagesaktuell transaktionsgenau abgestimmt und verbucht», berichtet Nicola Frischknecht zufrieden.

Neben der Effizienz sieht er einen weiteren Vorteil in der höheren Transparenz, die durch die Matchbox entsteht: «Davor hatten wir ein einziges Konto für alle Kreditkartenumsätze. Heute ordnen wir die Transaktionen immer einer bestimmten Kartenart zu. So haben wir auch immer die perfekte Kontrolle, ob die vereinbarten Kommissionssätze eingehalten wurden. Ausserdem sehen wir im Payment Analytics Center, wie viel Umsatz wir mit den einzelnen Karten machen – und was wir dafür an Gebühren zahlen. Das ist natürlich die optimale Basis für unsere nächsten Verhandlungen mit den Acquirern.»