Wie Matchbox dazu beiträgt, dem Fachkräftemangel in der Hotelbranche zu begegnen

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Der Fachkräftemangel stellt Hotels vor grosse Herausforderungen. Die Hotelkette «The Living Circle» entlastet jetzt ihre Mitarbeitenden in der Buchhaltung, indem der Zahlungsabgleich in weiten Teilen automatisiert wird – mit Hilfe von Matchbox und einer neuen Schnittstelle zum PMS.

Inhalt des Artikels

    Der Kunde

    «The Living Circle» ist eine Gruppe von vier erstklassigen Hotels, zwei Restaurants und zwei Landwirtschaftsbetrieben in der Schweiz. Die Gruppe verfolgt ein „from farm to table“ Konzept, bei dem z.B. Reis, Gemüse, Früchte oder Wein direkt von den Feldern der Landwirtschaftsbetriebe stammen.

    Das Webinar

    Das erfolgreiche Projekt kann als Blaupause für andere Hotels betrachtet werden. Deshalb haben alle Beteiligten («The Living Circle», rebagdata | Planet & treibauf) die Integration auch gemeinsam im Rahmen eines Webinars vorgestellt.

    Die Herausforderung

    Wie in vielen anderen Hotels und Restaurants stellt der Fachkräftemangel das Gastronomie-Unternehmen aktuell vor grosse Herausforderungen. Das betrifft natürlich auch die Buchhaltung, die kontinuierlich mit enorm viel Arbeit konfrontiert ist.

    Unter anderem liegt das auch an den Besonderheiten der Buchhaltung in Hotels, die zu einem höheren Aufwand führen können – insbesondere, wenn es um den Abgleich bargeldloser Zahlungen geht.

    Thomas Hildebrand, Director of Finance, IT & Purchasing bei «The Living Circle», stand vor der Frage, wie er sein Team endlich entlasten und ihre Arbeit effizienter gestalten konnte. Da der aufwändige manuelle Abgleich aller elektronischen Zahlungen über alle Hotels und Restaurants besonders viele wertvolle Stunden in Anspruch nahm, suchte er gezielt nach einer Lösung für die Digitalisierung und Automatisierung der Reconciliation.

    Grundvoraussetzung für die Integration einer neuen Lösung war jedoch, dass sich die neue Software problemlos über Schnittstellen an das protel from Planet PMS und das ERP (Abacus) anbinden lassen musste.

    Die Lösung

    Die intelligente Lösung Matchbox von treibauf importiert alle Daten aus dem PMS und von den Acquirern, gleicht diese Daten automatisch miteinander ab, erstellt im Falle eines erfolgreichen «Matchs» direkt Buchungssätze und exportiert diese in das angebundene ERP.

    Darüber hinaus schafft die Software wertvolle Transparenz, indem sie die Zusammensetzung und die Strukturen der Kosten für die bargeldlosen Zahlungen endlich sichtbar macht – und damit eine wichtige Basis für bessere Entscheidungen bildet.

    Integration von Matchbox in das PMS von Protel und das ERP Abacus.

    Integration von Matchbox in das PMS von Protel und das ERP Abacus.

    Für die erfolgreiche Anbindung der Matchbox an protel from Planet (protel on premise) sorgte Planet mit einem neu entwickelten Planet Hospitality Zusatzmodul. Dieses Zusatzmodul sammelt alle relevanten Daten aus den verschiedenen Quellen des PMS und transferiert sie automatisch an Matchbox.

    Dank der engen Zusammenarbeit der Schnittstellen-Experten des Abacus-Vertriebspartners Axept mit dem treibauf Projektleiter Ronnie Rupff, verlief auch die Anbindung von Matchbox an das ERP Abacus reibungslos.

    Das Ergebnis

    Gute zwei Monate nach Projektstart exportierte die Software die ersten echten Buchungssätze zu den automatisiert abgeglichenen Transaktionen in das Abacus-ERP. Im Dezember 2022 rollte «The Living Circle» die neue Lösung dann im ersten Hotel aus. Für Thomas Hildebrand steht die Einführung der neuen Lösung in allen weiteren Hotels und Restaurants der Gruppe vollkommen ausser Frage:

    «Die Integration von Matchbox in unser Planet Hospitality Zusatzmodul löst für uns mehrere Probleme gleichzeitig: In Zeiten des grossen Fachkräftemangels sorgt die Automatisierung für neue Kapazitäten. Gleichzeitig schafft die Software die nötige Transparenz für ein effektiveres Controlling unserer Umsätze.»

    Dass die Software nicht nur den transaktionsgenauen Zahlungsabgleich automatisiert, sondern gleichzeitig wertvolle Einblicke in die Kostenstrukturen der elektronischen Zahlungen liefert, empfindet das Finance-Team von «The Living Circle» als wertvollen zusätzlichen Benefit der neuen Software-Lösung: Das Team sieht sofort, welche Karten und Bezahlverfahren zum Einsatz kommen – und welche Gebühren dafür jeweils anfallen.

    «Das war ein ziemliches Aha-Erlebnis: Wir haben plötzlich gesehen, dass unterschiedliche Hotels unterschiedliche Konditionen haben – wohlgemerkt beim gleichen Acquirer. Durch diese neue Transparenz kann man dann natürlich ganz anders in Verhandlungen einsteigen», fasst Thomas Hildebrand die Vorzüge der Payment-Analytics-Funktionen der Matchbox zusammen.

    Wenn er das hohe Pensum an Stunden betrachtet, das sein Team bislang für den manuellen Zahlungsabgleich aufwenden musste, ist sich Thomas Hildebrand sicher, dass sich die Gesamtkosten für die Einführung schon nach einem Jahr amortisiert haben werden.

    «Die Integration von Matchbox in unser PMS löst für uns mehrere Probleme gleichzeitig: In Zeiten des grossen Fachkräftemangels sorgt die Automatisierung für neue Kapazitäten. Gleichzeitig schafft die Software die nötige Transparenz für ein effektiveres Controlling unserer Umsätze.»

    Thomas Hildebrand
    Director of Finance, IT & Purchasing, The Living Circle

    Warum treibauf?

    Für die erfolgreiche Einführung brauchte «The Living Circle» ein Team, das an allen Schnittstellen eng und gut zusammenarbeitete. Als erfahrener Team-Player arbeitete das Matchbox-Team von treibauf effektiv und reibungslos sowohl mit dem Team von Planet, als auch mit dem internen Team von «The Living Circle» und den Schnittstellen-Experten von Abacus zusammen.

    «The Living Circle»
    The Living Circle ist eine handverlesene Gruppe von erstklassigen Hotels und Restaurants.

    «protel from Planet»
    Protel ist das führende PMS im Bereich Hospitality. Protel Hotelsoftware ist ein globales Unternehmen, welches Technologie- und Servicelösungen für die Hotellerie und verwandte Branchen entwickelt und vertreibt und zur Planet Gruppe gehört.

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