Wie Matchbox dazu beiträgt, dem Fachkräftemangel in der Hotelbranche zu begegnen

Der Kunde

«The Living Circle» ist eine Gruppe von vier erstklassigen Hotels, zwei Restaurants und zwei Landwirtschaftsbetrieben in der Schweiz. Die Gruppe verfolgt ein „from farm to table“ Konzept, bei dem z.B. Reis, Gemüse, Früchte oder Wein direkt von den Feldern der Landwirtschaftsbetriebe stammen.

Das Webinar

Das erfolgreiche Projekt kann als Blaupause für andere Hotels betrachtet werden. Deshalb haben alle Beteiligten («The Living Circle», rebagdata | Planet & treibauf) die Integration auch gemeinsam im Rahmen eines Webinars vorgestellt.

Die Herausforderung

Wie in vielen anderen Hotels und Restaurants stellt der Fachkräftemangel das Gastronomie-Unternehmen aktuell vor grosse Herausforderungen. Das betrifft natürlich auch die Buchhaltung, die kontinuierlich mit enorm viel Arbeit konfrontiert ist.

Unter anderem liegt das auch an den Besonderheiten der Buchhaltung in Hotels, die zu einem höheren Aufwand führen können – insbesondere, wenn es um den Abgleich bargeldloser Zahlungen geht.

Thomas Hildebrand, Director of Finance, IT & Purchasing bei «The Living Circle», stand vor der Frage, wie er sein Team endlich entlasten und ihre Arbeit effizienter gestalten konnte. Da der aufwändige manuelle Abgleich aller elektronischen Zahlungen über alle Hotels und Restaurants besonders viele wertvolle Stunden in Anspruch nahm, suchte er gezielt nach einer Lösung für die Digitalisierung und Automatisierung der Reconciliation.

Grundvoraussetzung für die Integration einer neuen Lösung war jedoch, dass sich die neue Software problemlos über Schnittstellen an das protel from Planet PMS und das ERP (Abacus) anbinden lassen musste.

Die Lösung

Die intelligente Lösung Matchbox von treibauf importiert alle Daten aus dem PMS und von den Acquirern, gleicht diese Daten automatisch miteinander ab, erstellt im Falle eines erfolgreichen «Matchs» direkt Buchungssätze und exportiert diese in das angebundene ERP.

Darüber hinaus schafft die Software wertvolle Transparenz, indem sie die Zusammensetzung und die Strukturen der Kosten für die bargeldlosen Zahlungen endlich sichtbar macht – und damit eine wichtige Basis für bessere Entscheidungen bildet.

Für die erfolgreiche Anbindung der Matchbox an protel from Planet (protel on premise) sorgte Planet mit einem neu entwickelten Planet Hospitality Zusatzmodul. Dieses Zusatzmodul sammelt alle relevanten Daten aus den verschiedenen Quellen des PMS und transferiert sie automatisch an Matchbox.

Dank der engen Zusammenarbeit der Schnittstellen-Experten des Abacus-Vertriebspartners Axept mit dem treibauf Projektleiter Ronnie Rupff, verlief auch die Anbindung von Matchbox an das ERP Abacus reibungslos.

Das Ergebnis

Gute zwei Monate nach Projektstart exportierte die Software die ersten echten Buchungssätze zu den automatisiert abgeglichenen Transaktionen in das Abacus-ERP. Im Dezember 2022 rollte «The Living Circle» die neue Lösung dann im ersten Hotel aus. Für Thomas Hildebrand steht die Einführung der neuen Lösung in allen weiteren Hotels und Restaurants der Gruppe vollkommen ausser Frage:

«Die Integration von Matchbox in unser Planet Hospitality Zusatzmodul löst für uns mehrere Probleme gleichzeitig: In Zeiten des grossen Fachkräftemangels sorgt die Automatisierung für neue Kapazitäten. Gleichzeitig schafft die Software die nötige Transparenz für ein effektiveres Controlling unserer Umsätze.»

Dass die Software nicht nur den transaktionsgenauen Zahlungsabgleich automatisiert, sondern gleichzeitig wertvolle Einblicke in die Kostenstrukturen der elektronischen Zahlungen liefert, empfindet das Finance-Team von «The Living Circle» als wertvollen zusätzlichen Benefit der neuen Software-Lösung: Das Team sieht sofort, welche Karten und Bezahlverfahren zum Einsatz kommen – und welche Gebühren dafür jeweils anfallen.

«Das war ein ziemliches Aha-Erlebnis: Wir haben plötzlich gesehen, dass unterschiedliche Hotels unterschiedliche Konditionen haben – wohlgemerkt beim gleichen Acquirer. Durch diese neue Transparenz kann man dann natürlich ganz anders in Verhandlungen einsteigen», fasst Thomas Hildebrand die Vorzüge der Payment-Analytics-Funktionen der Matchbox zusammen.

Wenn er das hohe Pensum an Stunden betrachtet, das sein Team bislang für den manuellen Zahlungsabgleich aufwenden musste, ist sich Thomas Hildebrand sicher, dass sich die Gesamtkosten für die Einführung schon nach einem Jahr amortisiert haben werden.