Wie Matchbox dazu beiträgt, neue Geschäftsmodelle schnell zu implementieren

Der Kunde

Mit etwa 15’000 Mitarbeitenden im Netzwerk, elf Verkaufsformaten und rund 2’700 Verkaufsstellen an Hochfrequenzlagen in der Schweiz, Deutschland, Österreich, Luxemburg und den Niederlanden ist Valora eine führende Food- und Convenience-Anbieterin in Europa.

Die Herausforderung

Im Kontext der gesellschaftlichen Entwicklungen investiert Valora aktuell verstärkt in E-Commerce- und Quick-Commerce-Formate. Mit dem neuen Lieferdienst «avec now» zum Beispiel können sich Kunden in der Schweiz Lebensmittel, Getränke oder Tabakwaren einfach online bestellen und schnell nach Hause liefern lassen.

Natürlich schaffen neue Formate wie «avec now» auch jede Menge neue Prozesse, insbesondere wenn es um die Bezahlung und deren Verarbeitung in der Buchhaltung geht. Um die Buchhaltungsabteilung beim Zahlungsabgleich zu entlasten, baut der Konzern bereits seit vielen Jahren auf Matchbox – den automatischen Zahlungsabgleich mit Payment-Analytics Funktion.

Jetzt ging es darum, Matchbox auch für das neue Quick-Commerce-Format «avec now» in die Prozesse zu integrieren. Dabei spielte nicht nur der Faktor Zeit eine entscheidende Rolle, da das Projekt sehr schnell implementiert werden musste. Alle bereits bestehenden Prozesse von Valora durften bei der Integration nicht berührt werden.

Die Lösung

Die Reconciliation-Software Matchbox importiert die Daten von Kassen und Acquirern, gleicht diese miteinander ab und erstellt automatisch Buchungssätze für das Buchhaltungssystem von Valora. So setzt der automatisierte Abgleich nicht nur jede Menge Ressourcen in der Buchhaltungsabteilung frei, da der manuelle Aufwand minimiert wird. Die Software sorgt zudem auch für deutlich weniger Fehlerquellen.

Trotz des hohen Zeitdrucks bei der Integration ermöglichten die offenen Schnittstellen der Software eine schnelle Konfiguration entsprechend den bestehenden Prozessen. Dafür analysierte das Team von treibauf zunächst zusammen mit dem Digital Team von Valora alle Vorgaben, um dann die Software exakt an das konzernübergreifende ERP-System und die restliche IT-Struktur anzupassen.

Das Ergebnis

«Das Team von treibauf war nicht nur super flexibel, was unsere konzernspezifischen Anforderungen an Matchbox betrifft. Wir waren auch begeistert, wie schnell der Integrationsprozess ablief – und nicht zuletzt wie unkompliziert und angenehm die Zusammenarbeit mit treibauf war», fasst Till Felippi, Head of E-Commerce bei Valora Digital, seine Erfahrungen bei der Software-Integration zusammen. Und die Buchhaltung von Valora? Spart jetzt mit Matchbox noch mehr Zeit und kann sich stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.