Wie Matchbox hilft, Urlaube erholsamer zu machen

Der Kunde

Mit insgesamt mehr als 100.000 Besuchern pro Spielzeit ist «Bühnen Bern» eine wichtige kulturelle Institution, die interessierten Zuschauern die gesamte Bandbreite von Schauspiel, Musiktheater, Tanz und Konzerten bietet.

Die Herausforderung

Im November 2018 erweiterte «Bühnen Bern» das eigene Angebot um eine eigene Theaterbeiz. Für die Buchhaltung bedeutete das vor allem eins: Über die Zahlungen an den Theater- und Konzertkassen sowie die entsprechenden Online-Buchungen hinaus mussten jetzt hunderte weitere Zahlungen im Monat zuverlässig verbucht werden. Eine Aufgabe, die die Buchhaltung an die Kapazitätsgrenzen führte.

Die Lösung

Die Software Matchbox importiert die Daten der unterschiedlichen Kartenverarbeiter, bringt sie in ein einheitliches Format und erstellt automatisch Buchungssätze für das Buchhaltungssystem – in diesem Fall Abacus. Diese automatisierte Verbuchung setzt nicht nur jede Menge Ressourcen frei, da der manuelle Buchungsaufwand minimiert wird. Die Software sorgt auch für deutlich weniger Fehlerquellen.

Der modulare Aufbau von Matchbox erlaubt den «Bühnen Bern» als relativ kleiner Kulturbetrieb, bewusst nur einen Teil des Funktionsumfangs von Matchbox zu nutzen. Da aktuell noch kein Bedarf für den automatisierten Zahlungsabgleich oder die Analyse der Zahlungsdaten besteht, automatisiert die Software lediglich die Erstellung der Buchungssätze. Damit beschränken sich die Kosten für die Nutzung von Matchbox auch nur auf diesen Leistungsbestandteil.

Das Ergebnis

„Matchbox hat mir als Buchhalterin wirklich geholfen: Vorher hat mich die grosse Menge an Zahlungen regelmässig an meine Kapazitätsgrenzen gebracht – insbesondere, wenn ich mal Urlaub hatte. Schon die Aussicht auf die Menge an aufgestauten Zahlungen, die es nach dem Urlaub zu verbuchen galt, sorgte damals bereits im Urlaub für ein gewisses Mass an Stress. Das hat sich mit Matchbox jetzt komplett geändert. Jetzt weiss ich, dass ich alles wieder schnell in den Griff kriege, auch wenn ich mal eine Woche nicht da bin.“, bringt die Buchhalterin von «Bühnen Bern», Claudia Etter, die Resultate der Software auf den Punkt.