Wie Matchbox den Zahlungsabgleich einfach sicherer macht

Der Kunde

«The Alpina Gstaad» ist ein Fünf-Sterne-Hotel in exklusiver Hanglage im Berner Oberland. Seit seiner Eröffnung am 1. Dezember 2012 erfüllt das Hotel höchste Ansprüche an Stil und Eleganz in der 5-Sterne-Kategorie.

The Alpina Gstaad bietet seinen Gästen ein eigenes Sterne-Restaurant, drei weitere Restaurants, und ein Six Senses Spa.

Die Herausforderung

Ob es um den Verzug bestimmter Kreditkarten-Zahlungen, Tagesüberschneidungen, fehlende Zahlungen oder nicht nachvollziehbare Umsätze geht: Wie in vielen Hotels ist auch im «The Alpina Gstaad» die Abstimmung der unterschiedlichen elektronischen Zahlungen sehr aufwändig. Hinzu kommt die grosse Zahl unterschiedlicher Umsatzquellen – ob es dabei um die vier verschiedenen Restaurants oder den Six Senses Spa-Bereich geht.

«Irgendwann wird das einfach zu viel. Man kann dann händisch nur mühsam jede einzelne Transaktion kontrollieren», fasst Nadine Friedli, Vizedirektorin / Director of Finance & Administration bei «The Alpina Gstaad» die Grundsituation zusammen, in der sich viele Finance-Abteilungen befinden.

Also machte sie sich auf die Suche nach einer Software-Lösung, die ihr Team und sie entlasten kann – und gleichzeitig die Abstimmungs- und Verbuchungsprozesse deutlich sicherer gestaltet.

Die Lösung

Schnell stiess Nadine Friedli auf Matchbox von treibauf – eine Software, die einerseits den Zahlungsabgleich und die Verbuchung automatisiert und andererseits Einblicke in die Strukturen der Zahlungen und Gebühren gewährt.

Nachdem die individuellen Anforderungen in einem Meeting mit dem treibauf-Team besprochen wurden, konzipierten Ronnie Rupff, Project Manager bei treibauf, und sein Team das Setup: Über die offenen Schnittstellen der Software konnten das PMS Protel und die Finanzbuchhaltungssoftware Mirus Finance relativ schnell an Matchbox angebunden werden. Die Software importiert die Daten aus diesen Quellen und gleicht sie automatisch miteinander ab.

Das Ergebnis

Nadine Friedli und ihr Team sehen jetzt auf einen Blick, welche der Zahlungen «matchen» – und wo sie ganz gezielt genauer hinschauen müssen. Laut Nadine Friedli ist die moderne Benutzeroberfläche der Software so übersichtlich und intuitiv gestaltet, dass viele unterschiedliche Mitarbeitende damit arbeiten können – darunter der Night Auditor, das Accounting Team oder das Front Office Team.

Die Software erleichtert dabei nicht nur die Arbeit des monatlichen Abgleichs. Sie schafft auch deutlich mehr Sicherheit, dass alles korrekt verbucht wird. Ein Beispiel? Missverständlich gestaltete User Interfaces von Online-Payment-Services können schnell zur Ursache für menschliche Fehler werden: Bei Online-Zahlungsdienstleister beispielsweise sind zum Teil Buchungen nach einem Klick trotz eines grünen Signals zunächst nur «reserviert» – und werden erst nach einem zweiten Klick wirklich vergütet. Übersieht man das, können schnell hohe Beträge fehlen!

«Mit Matchbox sehen wir einfach viel schneller, wenn irgendwo ein Fehler passiert ist. Diese Sicherheit ist nicht zu unterschätzen!», bringt es Nadine Friedli auf den Punkt.

Mit dem integrierten Payment Analytics Center bietet Matchbox dem Team zudem wertvolle Einblicke in die Strukturen der Zahlungsmittel sowie die Gebühren für die jeweiligen Zahlungen: «Wir können jetzt zum Beispiel auf einen Blick sehen, mit welchen Karten unsere Gäste gezahlt haben – und welche Gebühren dafür anfallen.»