Zu viele Aufgaben für zu wenig Personal? Der Fachkräftemangel stellt Hotels aktuell vor grosse Herausforderungen. Gerade in der Buchhaltung fallen eine Reihe von Aufgaben an, die nach wie vor viele wertvolle Kapazitäten binden – obwohl es bewährte Software-Lösungen gibt, die diese Aufgaben automatisieren und wertvolle Ressourcen freisetzen können.
Reconciliation automatisieren – wertvolle Ressourcen in Ihrem Hotel freisetzen!
Der Zahlungsabgleich – auch Reconciliation genannt – ist ein besonders arbeitsintensiver Bereich der Hotel-Buchhaltung, wenn man ihn manuell durchführt. Besonders aufwändig ist dabei der Abgleich der unterschiedlichen elektronischen Zahlungen – egal ob diese durch (Kredit-)kartenzahlungen, Mobile Payments oder online erfolgen.
Ein smartes Tool für automatischen Zahlungsabgleich
Das ist der Grund, warum immer mehr Hotels und Gastronomiebetriebe auf Matchbox von treibauf setzen – um ihre Buchhaltung zu entlasten und wertvolle Ressourcen freizusetzen. Die Reconciliation-Software Matchbox automatisiert den Abgleich aller EFT-Zahlungen mit den entsprechenden Zahlungseingängen der Zahlungsabwickler auf Ihren Bankkonten.
Ein smartes Tool für automatischen Zahlungsabgleich
Das ist der Grund, warum immer mehr Hotels und Gastronomiebetriebe auf Matchbox von treibauf setzen – um Ihre Buchhaltung zu entlasten und wertvolle Ressourcen freizusetzen. Die Reconciliation-Software Matchbox automatisiert den Abgleich aller EFT-Zahlungen mit den entsprechenden Zahlungseingängen der Zahlungsabwickler auf Ihren Bankkonten.
«Der Aufwand für den Abgleich der elektronischen Zahlungen hat sich in den Betrieben, die mit Matchbox arbeiten, etwa halbiert.»
Marina Hays
Group Financial Controller,
Michel Reybier Hospitality
So funktioniert der automatisierte Zahlungsabgleich von Matchbox
Matchbox importiert zunächst alle Datensätze vom PMS, Kartenverarbeitern und Banken, vereinheitlicht sie, gleicht sie ab, erstellt vollautomatisch die entsprechenden Buchungssätze und exportiert sie in Ihr ERP bzw. Ihre Finanzbuchhaltung.
Intelligente Vorschläge helfen dabei, die übriggebliebenen Differenzen schnell zu beseitigen – und ebenfalls in «Matches» zu verwandeln. So kann die Software den Aufwand, der sonst beim Abgleich entsteht, halbieren – und Ihren Mitarbeitenden wertvolle Kapazitäten für andere Aufgaben schenken.
Hotels, die bereits auf Matchbox setzen
Mehr Transparenz für ein professionelles Umsatz-Controlling
Und das Beste: Matchbox bringt Ihrem Hotel noch weit mehr als Arbeitserleichterung durch die Automatisierung Ihres Zahlungsabgleichs. Das Payment-Analytics-Center sorgt für einen grafischen Überblick über die Zusammensetzung aller Zahlungen genau wie über die entsprechenden Strukturen der Gebühren, die für die elektronischen Zahlungen Ihrer Gäste anfallen.
Diese wertvollen Einblicke sind eine wichtige Basis, um die Gebühren für die elektronischen Zahlungen besser zu managen – und dabei jede Menge Kosten einsparen zu können.
«Die Integration von Matchbox in unser PMS löst für uns mehrere Probleme gleichzeitig: In Zeiten des grossen Fachkräftemangels sorgt die Automatisierung für neue Kapazitäten. Gleichzeitig schafft die Software die nötige Transparenz für ein effektiveres Controlling unserer Umsätze.»
Thomas Hildebrand
Director of Finance, IT & Purchasing,
The Living Circle
Weniger Fehler, mehr Sicherheit für eine saubere Verbuchung
Neben der Arbeitserleichterung durch den automatisierten Abgleich und den wertvollen Einblicken im Payment-Analytics-Center bringt Matchbox ihrem Hotel noch einen weiteren nicht zu unterschätzenden Vorteil: Ein weitaus höheres Mass an Sicherheit, dass keine Fehlbuchungen entstehen – gerade wenn auch fachfremde Mitarbeitende den Zahlungsabgleich vornehmen (z.B. Night Desk Service).
Neben der Arbeitserleichterung durch den automatisierten Abgleich und den wertvollen Einblicken im Payment-Analytics-Center bringt Matchbox ihrem Hotel noch einen weiteren nicht zu unterschätzenden Vorteil: Ein weitaus höheres Maß an Sicherheit, dass keine Fehlbuchungen entstehen – gerade wenn auch fachfremde Mitarbeitende den Zahlungsabgleich vornehmen (z.B. Night Desk Service).
«Mit Matchbox sehen wir einfach viel schneller, wenn irgendwo ein Fehler passiert ist. Diese Sicherheit ist nicht zu unterschätzen!»
Nadine Friedli
Vizedirektorin / Director of Finance & Administration,
The Alpina Gstaad
Welche Hotels aktuell bereits Matchbox nutzen?
So einige! Wie zufrieden sie mit der Reconciliation- und Payment-Analytics-Software sind – und was sich alles verändert hat, seit sie Matchbox nutzen, lesen Sie hier.
27. April 2023 – Der Fachkräftemangel stellt Hotels vor grosse Herausforderungen. Die Hotelkette «The Living Circle» entlastet jetzt ihre Mitarbeitenden in der Buchhaltung, indem der Zahlungsabgleich in weiten Teilen automatisiert wird – mit Hilfe von Matchbox und einer neuen Schnittstelle zum PMS. Weiterlesen
17. Juli 2023 – Der Zahlungsabgleich von Kreditkartenzahlungen hat in den verschiedenen Buchhaltungsabteilungen von Michel Reybier Hospitality bislang sehr viele wertvolle Ressourcen gebunden. Nach einer erfolgreichen Automatisierung der Reconciliation Prozesse, können die Accounting Experten ihre Kapazitäten jetzt für spannendere Aufgaben nutzen. Weiterlesen
26. Oktober 2023 – Wie in vielen Hotels ist auch im «The Alpina Gstaad» die Abstimmung der unterschiedlichen elektronischen Zahlungen sehr aufwändig. Mit Hilfe von Matchbox sehen Nadine Friedli und ihr Team jetzt auf einen Blick, welche der Zahlungen «matchen» – und wo sie ganz gezielt genauer hinschauen müssen. Weiterlesen
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