Wie Matchbox hilft, dass Accounting Experten und Expertinnen wertvolle Zeit sparen

Trusted Supplier

Der Zahlungsabgleich von Kreditkartenzahlungen hat in den verschiedenen Buchhaltungsabteilungen von Michel Reybier Hospitality bislang sehr viele wertvolle Ressourcen gebunden. Nach einer erfolgreichen Automatisierung der Reconciliation Prozesse können die Accounting Experten und Expertinnen ihre Kapazitäten jetzt für spannendere Aufgaben nutzen.

Inhalt des Artikels

    Der Kunde

    «Michel Reybier Hospitality» ist eine internationale Gruppe luxuriöser Hotels, Restaurants und Spas. Das Unternehmen verfolgt das Ziel, den Gästen einzigartige Wohlfühl-Orte zu bieten und denkwürdige Augenblicke in entspannter Atmosphäre zu schaffen.

    Die Herausforderung

    Der Zahlungsabgleich von Kreditkartenzahlungen hat in den verschiedenen Buchhaltungsabteilungen von Michel Reybier Hospitality bislang sehr viele wertvolle Ressourcen gebunden: Jede Transaktion einzeln abzugleichen, brachte einen enormen manuellen Aufwand mit sich. Ganz davon zu schweigen, dass sich die Accounting-Profis in dieser Zeit natürlich viel lieber spannenderen Aufgaben widmen würden.

    Marina Hays, Group Financial Controller bei Michel Reybier Hospitality, hatte das klare Ziel, den hohen manuellen Aufwand durch eine Automatisierung der Prozesse zu reduzieren – wenn möglich sogar zu halbieren! Also recherchierte sie nach Lösungen, um die (hand)arbeitsintensiven Reconciliation Prozesse so stark wie möglich zu automatisieren.

    Die Lösung

    Nach einem internationalen Benchmark mit unterschiedlichen ähnlichen Lösungen, schaffte es die Electronic Payment Reconciliation und Analytics Software Matchbox von treibauf in die engere Auswahl. Die Software importiert alle PMS- und Acquirer-Daten, gleicht diese automatisch miteinander ab, erstellt dann selbst die passenden Buchungssätze und exportiert diese in das angebundene ERP.

    Nach einem ersten Meeting mit treibauf, bei dem die individuellen Anforderungen und der Umfang besprochen wurde, konnte Matchbox Marina Hays im Rahmen einer Produktdemo überzeugen. Da die Gruppe in unterschiedlichen Ländern drei unterschiedliche ERP-Systeme nutzt, waren die offenen Schnittstellen von Matchbox ein weiteres wichtiges Argument: Die Software kann ganz problemlos an unterschiedliche ERPs angebunden werden.

    Das Ergebnis

    Marina Hays rollte Matchbox dann Schritt für Schritt innerhalb der Gruppe aus – und führte ihre Teams in das neue Tool ein: Zunächst in den Michel-Reybier-Häusern in Frankreich, im zweiten Schritt dann in der Schweiz. Inzwischen nutzen acht Töchter der Gruppe bereits Matchbox – und es sind dort bereits deutliche Entlastungseffekte für die Teams spürbar.

    «Bei den Betrieben, die Matchbox verwenden, hat sich der Aufwand für den Abgleich der elektronischen Zahlungen insgesamt betrachtet etwa halbiert», fasst Marina Hays die Effizienzsteigerungen durch die Automatisierung zusammen. Endlich können Finanzexperten und -expertinnen ihre Kapazitäten für spannendere Aufgaben nutzen.

    Hinzu kommt der Effekt der Standardisierung: Was die Verarbeitung der Zahlungen angeht, arbeiten die Teams in den verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen Buchhaltungsstrukturen. Zum Beispiel dokumentierten einige Hotels vorher den Zahlungsabgleich noch nicht.

    Gewissermassen als Nebeneffekt schafft Matchbox jetzt länderübergreifend einen gemeinsamen Standard – als optimale Basis für ein gruppenübergreifendes Finanz-Controlling.

    «Der Aufwand für den Abgleich der elektronischen Zahlungen hat sich in den Betrieben, die mit Matchbox arbeiten, etwa halbiert.»

    Marina Hays
    Group Financial Controller, Michel Reybier Hospitality

    Warum treibauf?

    Für Marina Hays musste nicht nur das Produkt, sondern auch das Team dahinter für einen reibungslosen Integrations- und Onboarding-Prozess 100% passen. Das Team von treibauf überzeugte sie nicht nur mit fachlicher Expertise, sondern auch mit einem Team-Spirit, der alle Ansprechpartner bei Michel Reybier Hospitality als Teil des Teams mit einbezog.

    «Michael Reybier Hospitality»
    Michel Reybier ist seit über 20 Jahren Wegbereiter einer einzigartigen und zeitgemässen Vision von Luxus und Gastfreundschaft. Alle Häuser in der Schweiz, in Frankreich und in London vermitteln die Werte Exzellenz, Authentizität und Einfachheit.

    Recent posts

    Wie Pepper dem Restaurant-Service viele Stunden Arbeit spart

    30. Mai 2024 – «Mit einer einmaligen Integration bietet Pepper unserem System volle Kompatibilität mit den meisten am Markt verfügbaren Terminal-Typen», fasst Matthias Melzer, Gründer und Geschäftsführer von Melzer Kassensysteme, den Mehrwert der Lösung für MELZER X3000 zusammen. Weiterlesen

    New Accounting KPIs: Die neuen Kennzahlen im Rechnungswesen

    2. April 2024 – Was sind die 15 wichtigsten KPIs in der Buchhaltung? Und welche neuen KPIS haben im Kontext der elektronischen Zahlungen an Bedeutung gewonnen? Unser Artikel schenkt wertvolle Einblicke für ein besseres Controlling. Weiterlesen

    Re-cycle? Up-cycle! Alten Karten ein neues Leben schenken!

    21. März 2024 – Ein Ständer für Ihr Smartphone, ein Lesezeichen für die nächste Lektüre oder ein Organizer für die Kabel-Kopfhörer? In nur wenigen Minuten können Sie aus Ihren ausgelaufenen Karten praktische kleine Gadgets basteln. Neugierig geworden? Weiterlesen