Wie Matchbox hilft, dass Accounting Experten und Expertinnen wertvolle Zeit sparen

Der Kunde

«Michel Reybier Hospitality» ist eine internationale Gruppe luxuriöser Hotels, Restaurants und Spas. Das Unternehmen verfolgt das Ziel, den Gästen einzigartige Wohlfühl-Orte zu bieten und denkwürdige Augenblicke in entspannter Atmosphäre zu schaffen.

Die Herausforderung

Der Zahlungsabgleich von Kreditkartenzahlungen hat in den verschiedenen Buchhaltungsabteilungen von Michel Reybier Hospitality bislang sehr viele wertvolle Ressourcen gebunden: Jede Transaktion einzeln abzugleichen, brachte einen enormen manuellen Aufwand mit sich. Ganz davon zu schweigen, dass sich die Accounting-Profis in dieser Zeit natürlich viel lieber spannenderen Aufgaben widmen würden.

Marina Hays, Group Financial Controller bei Michel Reybier Hospitality, hatte das klare Ziel, den hohen manuellen Aufwand durch eine Automatisierung der Prozesse zu reduzieren – wenn möglich sogar zu halbieren! Also recherchierte sie nach Lösungen, um die (hand)arbeitsintensiven Reconciliation Prozesse so stark wie möglich zu automatisieren.

Die Lösung

Nach einem internationalen Benchmark mit unterschiedlichen ähnlichen Lösungen, schaffte es die Electronic Payment Reconciliation und Analytics Software Matchbox von treibauf in die engere Auswahl. Die Software importiert alle PMS- und Acquirer-Daten, gleicht diese automatisch miteinander ab, erstellt dann selbst die passenden Buchungssätze und exportiert diese in das angebundene ERP.

Nach einem ersten Meeting mit treibauf, bei dem die individuellen Anforderungen und der Umfang besprochen wurde, konnte Matchbox Marina Hays im Rahmen einer Produktdemo überzeugen. Da die Gruppe in unterschiedlichen Ländern drei unterschiedliche ERP-Systeme nutzt, waren die offenen Schnittstellen von Matchbox ein weiteres wichtiges Argument: Die Software kann ganz problemlos an unterschiedliche ERPs angebunden werden.

Das Ergebnis

Marina Hays rollte Matchbox dann Schritt für Schritt innerhalb der Gruppe aus – und führte ihre Teams in das neue Tool ein: Zunächst in den Michel-Reybier-Häusern in Frankreich, im zweiten Schritt dann in der Schweiz. Inzwischen nutzen acht Töchter der Gruppe bereits Matchbox – und es sind dort bereits deutliche Entlastungseffekte für die Teams spürbar.

«Bei den Betrieben, die Matchbox verwenden, hat sich der Aufwand für den Abgleich der elektronischen Zahlungen insgesamt betrachtet etwa halbiert», fasst Marina Hays die Effizienzsteigerungen durch die Automatisierung zusammen. Endlich können Finanzexperten und -expertinnen ihre Kapazitäten für spannendere Aufgaben nutzen.

Hinzu kommt der Effekt der Standardisierung: Was die Verarbeitung der Zahlungen angeht, arbeiten die Teams in den verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen Buchhaltungsstrukturen. Zum Beispiel dokumentierten einige Hotels vorher den Zahlungsabgleich noch nicht.

Gewissermassen als Nebeneffekt schafft Matchbox jetzt länderübergreifend einen gemeinsamen Standard – als optimale Basis für ein gruppenübergreifendes Finanz-Controlling.