New Accounting KPIs: Die neuen Kennzahlen im Rechnungswesen

Kriterien: Worauf kommt es bei KPIs an?

Bevor man jetzt damit beginnt, selbst Kennzahlen für das eigene Rechnungswesen zu definieren, gibt es einige wichtige Kriterien zu beachten, die es bei der Entwicklung von Accounting KPIs unbedingt zu beachten gilt.

Im Rechnungswesen dienen KPIs dazu, den Grad der Erreichung bestimmter Ziele messbar zu machen. Im Vorfeld muss man dafür zunächst diese Ziele richtig festlegen.

Ein solches Ziel sollte immer möglichst spezifisch (specific), messbar (measurable), erreichbar (attainable) und realistisch (realistic) sein und sollte in absehbarer Zeit erreicht werden können (timely). Das Akronym SMART dient als Erinnerung, um sich diese Attribute bei der Definition der passenden Accounting Ziele leicht ins Gedächtnis rufen zu können.

Es macht nur Sinn, Kennzahlen zur Performance zu messen, wenn Sie auch Einfluss auf die Erreichung der entsprechenden Ziele haben. Mit anderen Worten innerhalb des Kontexts Ihres Unternehmens müssen die KPIs kontrollierbar und beeinflussbar sein.

Andernfalls macht eine Messung schlichtweg keinen Sinn. Denn KPIs, die von externen Faktoren abhängen, lassen sich nur schwer kontrollieren.

Ihre Accounting KPIs sollten nicht zum Selbstzweck werden. Es sollte also möglichst keine zusätzliche Arbeit daraus entstehen, einen neuen KPI zu verbessern. Denn das ist schlichtweg unproduktiv – und wird Ihrem Unternehmen eher schaden als nützen.

Achten Sie deshalb darauf, dass die von Ihnen festgelegten mit den bereits existierenden Prozessen komplett im Einklang sind – und keine unnötige Zusatzarbeit entsteht, um bestimmte neu definierte Ziele zu erreichen.

Die Belastbarkeit der zugrundeliegenden Daten ist essenziell, um überhaupt mit KPIs im Rechnungswesen oder der Buchhaltung arbeiten zu können. Mit anderen Worten: Die Kennzahlen können immer nur so gut sein, wie die Daten, mit denen sie berechnet wurden.

Hier ist explizit der Einsatz von Business Intelligence Software zu erwähnen: Sie kann die Generierung von Daten deutlich erleichtern, die Gefahr von Fehlern vermeiden – und vor allem dabei helfen, die gesammelten Daten zuverlässig zu analysieren sowie sie schnell und einfach aufzubereiten.

Accounting KPIs sind nur dann aussagekräftig, wenn man sie in regelmässigen Abständen erhebt. Denn nur dann kann ich zuverlässig eine Entwicklung erkennen – und diese mit bestimmten Anpassungen in Korrelation setzen.

Deshalb empfehlen wir, Ihre Accounting KPIs regelmässig zu messen. Nur so können Sie zuverlässig analysieren, ob sich Ihre Prozesse in die gewünschte Richtung entwickeln.

Warum werden neue Accounting KPIs wichtiger?

Die Digitalisierung verändert auch die Art und Weise, wie wir bezahlen. Das wiederum hat direkte Auswirkung auf die tägliche Arbeit von Finance- und Accounting-Teams – insbesondere in Handelsunternehmen, Gastronomie- oder Kulturbetrieben sowie in der Beauty- und Wellness-Branche.

Denn hier werden elektronische Zahlungen nicht nur im E-Commerce immer wichtiger, sondern auch am POS selbst. Laut Umfragen des EHI nehmen sie in den letzten Jahren einen kontinuierlich wachsenden Anteil am Gesamtumsatz ein. 2022 zum Beispiel lag der Anteil der Kartenzahlungen am POS bei 59,7% – Tendenz weiter steigend!

Durch die dabei entstehenden Service-Gebühren und die zeitlichen Verzögerungen zwischen der Zahlung selbst und dem Geldeingang entsteht buchhalterisch eine neue Form der Komplexität, die es zu gut zu managen gilt.

Hinzu kommt die Notwendigkeit eines Controllings der Acquirer-Gebühren auf Seiten der Finance-Teams, da die Höhe dieser Gebühren mit zunehmendem Anteil am Gesamtvolumen ein nicht zu unterschätzender Faktor wird. Damit gewinnen eine Reihe ganz neuer Finance und Accounting KPIs immer mehr an Bedeutung.

Die klassischen Accounting KPIs

Egal um welche Art von Unternehmen oder Geschäftsmodell es sich handelt: Bei den Accounting KPIs gibt es einige Klassiker, die wichtige Einblicke in die Effektivität der Zahlungsprozesse eines Unternehmens geben. Einige der wichtigsten stellen wir euch hier vor.

KPIs für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Als Verbindlichkeiten bezeichnet man alle ausstehenden Zahlbeträge gegenüber Unternehmen, die eine bestimmte Leistung erbracht haben. Mit anderen Worten: Alle offenen Rechnungen, die es zu begleichen gilt.

Days Payable Outstanding (DPO)

Invoice Cycle Time / Rechnungszykluszeit

Cost per Invoice / Kosten pro Eingangsrechnung

Accounting KPIs für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Als Forderungen bezeichnet man die ausstehenden Zahlbeträge für alle Produkte oder Leistungen, die man bereits für Kunden erbracht hat. Mit anderen Worten: Alle offenen Rechnungen, die dem Unternehmen noch zustehen.

Days Sales Outstanding (DSO)

Average Days Delinquent (ADD) / durchschnittliche Verzugsdauer

Accounts Receivable Turnover Ratio (ART) / Debitorenumschlagsquote

KPIs für die interne Performance des Accountings

Neben den “Klassikern” oben gibt es eine Reihe an Accounting KPIs, die vor allem messen, wie effizient die Prozesse innerhalb der Buchhaltung und des Rechnungswesens ablaufen. Die aus unserer Sicht wichtigsten KPIs in diesem Bereich haben wir hier für sie aufgeführt.

Accuracy of Accounting Records / Genauigkeit der Buchführung

Reconciliation Accuracy / Abgleichgenauigkeit

Average Time for Payment Reconciliation / Durchschnittliche Zeit für den Zahlungsabgleich

Die neuen Accounting KPIs

Im Rahmen der kontinuierlich zunehmenden Anzahl an elektronischen Zahlungen spielen insbesondere im Einzelhandel, in der Gastronomie und im Event-Bereich eine Reihe neuer KPIs eine immer wichtigere Rolle für die Buchhaltung und Finanzabteilungen.

Dabei geht es einerseits um die Kosten der Zahlungsabwicklung für die elektronischen Zahlungen, andererseits aber auch um Effizienzsteigerungen, die durch neue Automatisierungslösungen im Accounting erreicht werden können.

Neue Accounting KPIs rund um den automatisierten Zahlungsabgleich

Die grosse Anzahl elektronischer Zahlungen kombiniert mit ihrer hohen Komplexität im Kontext der buchhalterischen Verarbeitung bringt Accounting-Teams oft an die Grenzen ihrer Kapazitäten. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen die Möglichkeit eines automatisierten Zahlungsabgleichs nutzen.

Die Basis dafür bilden Software-Lösungen, die alle nötigen Daten automatisch aus unterschiedlichen Quellen importieren, diese Daten miteinander abgleichen – und die fertigen Buchungssätze in das jeweilige Buchhaltungssystem exportieren.

Neue Accounting KPIs rund um den automatisierten Zahlungsabgleich messen, wie gut diese Automatisierung funktioniert – und wie stark sie die Accounting-Teams tatsächlich entlastet.

Percentage of Automatically Reconciled Payments / Anteil automatisch abgeglichener Zahlungen

Percentage of Manual Adjustments / Anteil manueller Anpassungen

Mit dem zunehmenden Anteil an Kartenzahlungen und Mobile Payments wächst auch der Anteil an Gebühren, die Unternehmen an die Zahlungsabwickler (Acquirer und Payment Service Provider) für deren Leistungen zahlen müssen.

Das Controlling und Management dieser Gebühren wird dabei zu einer immer wichtigeren Finance Disziplin, denn hier lassen sich schnell erhebliche Kosten einsparen. Grundvoraussetzung dafür ist, zunächst die nötige Transparenz zu schaffen, was die Höhe, den Anteil sowie die Zusammensetzung dieser Gebühren betrifft.

Payment Processing Cost Ratio / Kostenquote für Zahlungsabwicklung

Average Cost per Transaction / Durchschnittliche Kosten pro Transaktion

Transaction Costs as a Percentage of Revenue / Anteil der Transaktionskosten am Umsatz

Average Time to Implement New Payment Service Providers / Durchschnittliche Zeit für die Implementierung neuer Zahlungsdienstleister

An dieser Stelle sei auch auf universelle Schnittstellen-Lösungen verwiesen, die die Integration neuer Zahlungsmittel deutlich vereinfachen und beschleunigen können.

Die zunehmende Bedeutung von Dashboard-Tools für Accounting KPIs

Was die Generierung, Analyse und Darstellung von Accounting KPIs betrifft, bieten neue Software-Lösungen den Verantwortlichen in der Buchhaltung und im Controlling eine ganze Reihe neuer Möglichkeiten: Die den Accounting KPIs zugrundeliegenden Daten werden kontinuierlich automatisiert gesammelt, zuverlässig analysiert und sofort in individualisierbaren Grafiken oder Reports aufbereitet.

Praktische Dashboards erlauben den Verantwortlichen, wichtige KPIs und deren Entwicklung immer im Blick zu behalten. Ein gutes Beispiel dafür ist das “Payment Analytics Center” von Matchbox.