Payment Reconciliation: Was genau ist das? Und warum sollte der Zahlungsabgleich transaktionsgenau erfolgen?

3. November 2022

Reconciliation - Abgleich

Im finanziellen Kontext steht der Begriff «Reconciliation» für Abgleich – so viel ist klar. Abgleichen kann man aber natürlich alles Mögliche. In diesem Artikel definieren wir den Begriff des Zahlungsabgleichs, erklären dessen Bedeutung für Ihr Unternehmen, beleuchten unterschiedliche Formen des Zahlungsabgleichs (insbesondere den elektronischen Zahlungsabgleich) und erläutern die Unterschiede zwischen einem Saldenabgleich und einem transaktionsgenauen Abgleich.

Ausserdem erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen den Zahlungsabgleich erheblich vereinfachen kann – und Sie damit Zeit und wertvolle Ressourcen sparen.

Inhalt des Artikels

Was genau bedeutet Reconciliation?

Im Unternehmenskontext versteht man unter «Reconciliation» den Prozess, bei dem die Buchhaltung eines Unternehmens die eigenen Daten mit den Daten abgleicht, die ausserhalb des Unternehmens festgehalten werden – oder aber jenen, die innerhalb des Unternehmens tatsächlich den aktuellen Tatsachen entsprechen (Bsp. Kassen- oder Lagerbestände).

Welche Arten von Reconciliation gibt es?

Prinzipiell gibt es ganz unterschiedliche Arten von Reconciliation. Ein weitläufig bekanntes Beispiel ist die Inventur: Dabei werden die tatsächlichen Lagerbestände mit den in der Buchhaltung verzeichneten Beständen abgeglichen.

Geht es beim Abgleich um Zahlungsdaten, spricht man von «Payment Reconciliation», auf Deutsch Zahlungsabgleich. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf diesen Zahlungsabgleich (Payment Reconciliation).

Kreditoren- vs. Debitoren-Abgleich

Beim Debitoren-Abgleich kontrolliert ein Unternehmen, ob die Zahlungseingänge den an die Debitoren gestellten Rechnungen entsprechen. Beim Kreditoren-Abgleich funktioniert das Ganze umgekehrt: Hier wird überprüft, ob alle Rechnungen an Dienstleister etc. überwiesen wurden und als Ausgänge verzeichnet sind. Die aus- bzw. eingehenden Beträge müssen exakt den Beträgen auf der Rechnung entsprechen.

Die offensichtlichen Gründe für Differenzen beim Kreditoren- oder Debitoren-Abgleich sind nicht oder unvollständig bezahlte Rechnungen. Es kann aber auch durch Unstimmigkeiten beim Wechselkurs zu Ungereimtheiten kommen, die ausgeglichen werden müssen.

Abgleich der Kassenbestände

Beim Abgleich der Kassenbestände wird kontrolliert, ob das Kassenkonto in der Buchhaltung den tatsächlichen Bargeldbeständen in der Kasse entspricht. Hier kann es recht schnell zu Unstimmigkeiten kommen, zum Beispiel wenn zu viel oder zu wenig Wechselgeld an die Kund:innen herausgegeben wurde.

Warum ist Payment Reconciliation so wichtig?

Payment Reconciliation dient zwei unterschiedlichen Zwecken: Zum einen geht es im Sinne des Controllings darum, die eingehenden Zahlungsflüsse zu prüfen und mögliche Diskrepanzen zwischen den eigenen Umsatzdaten (getrackt von der Kasse oder dem Webshop) und den Daten externer Zahlungsdienstleister (z.B. Acquirer Banken) zu identifizieren.

Zum anderen gibt es aber auch einen rechtlichen Grund für den Zahlungsabgleich: Für einen belastbaren Jahresabschluss müssen nämlich alle Konten (Haben und Soll) Ihres Unternehmens ausgeglichen sein.

Warum ist Payment Reconciliation Management ein strategisches Thema?

Sowohl aus kaufmännischer als auch aus juristischer Sicht ist Payment Reconciliation für Unternehmen Pflicht. Gleichzeitig bindet der Zahlungsabgleich aber sehr viele zeitliche und personelle Ressourcen, da der gewissenhafte Abgleich der Zahlungsdaten immer grossen Aufwand bedeutet.

Laut einer Studie von PWC bindet Reconciliation bis zu 25% der Ressourcen in den Finanzabteilungen. 40% des gesamten manuellen Aufwands könnte durch Automatisierung für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden.

Vor diesem Hintergrund leuchtet schnell ein, warum die Minimierung des Aufwands rund um das Thema Payment Reconciliation ein wichtiges strategisches Thema ist: Unternehmen können hier mit intelligenten Automatisierungslösungen ihre Mitarbeiter entlasten, menschliche oder technische Fehler vermeiden – und langfristig tausende Stunden Aufwand einsparen.

Was versteht man unter Electronic Payment Reconciliation?

Der Abgleich elektronischer Zahlungen (Electronic Payment Reconciliation) ist streng genommen eine besondere Form des Debitorenabgleichs, der vor allem Handelsunternehmen im Consumer-Sektor betrifft. Die Debitoren sind in diesem Fall die Payment Service Provider bzw. die Acquirer . Hier werden Daten aller elektronischen Zahlungen, die die Kasse getrackt hat, mit den Daten verglichen, die das jeweilige Acquiring Netzwerk getrackt und aufgelistet hat. Kurz gesagt überprüft man also, ob die Daten verschiedener Datenquellen miteinander übereinstimmen.

Der Abgleich elektronischer Zahlungen, auch Electronic Payment Reconciliation genannt, stellt Unternehmen aufgrund der Komplexität vor besondere Herausforderungen. Entsprechend hoch ist hier oft der Abstimmungsaufwand.

Dabei geht es nicht nur darum, zu vergleichen, dass alle vom Acquirer aufgelisteten Transaktionen tatsächlich auf dem eigenen Bankkonto eingegangen sind. Es wird auch kontrolliert, ob die elektronisch abgewickelten Verkäufe, die an der Kasse oder im Webshop registriert wurden, mit den Auszahlungen der Acquirer übereinstimmen. Es kann nämlich auch vorkommen, dass Vergütungen für Verkäufe komplett fehlen.

Warum ist der Abgleich beim Electronic Payment Reconciliation besonders komplex?

Ein Grund für die Komplexität des Abgleichs elektronischer Zahlungen ist die Zeitdifferenz zwischen den getätigten Zahlungen und den tatsächlichen Zahlungseingängen auf dem Konto.

Hinzu kommt, dass manche Zahlungsanbieter mit Sammelüberweisungen arbeiten: Dabei werden die Beträge der Verkäufe innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesammelt und als Summe überwiesen. Weiterhin müssen bei der Electronic Payment Reconciliation auch die Gebühren berücksichtigt werden, die die Zahlungsdienstleister erheben.

Verfolgt ein Unternehmen eine Multi-Acquirer-Strategie, wird der Abgleich der elektronischen Zahlungen noch komplizierter, da dann unterschiedliche Gebührenmodelle, unterschiedliche Überweisungszeitpunkte und Überweisungsmodalitäten abgestimmt werden müssen. Spätestens in diesen Fällen kann intelligente Software den Aufwand beim Abgleich erheblich reduzieren.

«Matchbox ermöglicht uns ein tages- und transaktionsaktuelles Monitoring aller elektronischen Zahlungsmittel. Seit bald 15 Jahren läuft Matchbox stabil und spart uns viele Stunden für das Reconciliation.»

Andreas Weishäupl, Deputy Head Group Treasury

Was ist der Unterschied zwischen einem Saldenabgleich und einem transaktionsgenauen Abgleich?

Im Bereich des Electronic Payment Reconciliation unterscheidet man zwischen einem Saldenabgleich und einem transaktionsgenauen Abgleich.

Der Saldenabgleich

Bei einem Saldenabgleich werden die Summen unterschiedlicher Transaktionen abgeglichen – sei es pro Tag, pro Zahlungsmittel oder pro Filiale.

Der Vorteil dabei ist, dass man den Aufwand des Abgleichs damit erheblich reduzieren kann. Der Nachteil des Saldenabgleichs ist dessen mangelnde Genauigkeit. Selbst wenn das Saldo beim Abgleich übereinstimmt, kann man nicht sicher sein, dass alle einzelnen Transaktionen übereinstimmen.

Richtig problematisch wird es, wenn die Salden Differenzen aufweisen. Denn dann beginnt die mühselige Suche nach der Ursache der Differenzen. Spätestens dann ist auch der Vorteil des reduzierten Aufwands hinfällig.

Der transaktionsgenaue Abgleich

Beim transaktionsgenauen Abgleich werden alle Transaktionen einzeln abgeglichen.

Ein Vorteil ist, dass man eine exakte Übersicht über alle Zahlungsflüsse bekommt (Stichwort Cashflow). Zudem kann man damit sofort alle Diskrepanzen identifizieren. Denn für jede Transaktion wird genau verglichen, was die Kasse getrackt und was das Acquirer-Netzwerk aufgezeichnet hat.

Der Nachteil im Vergleich zum Saldenabgleich ist der hohe Aufwand, wenn die elektronischen Zahlungen manuell abgeglichen werden. Zum Glück gibt es Software, die den Abgleich automatisiert, wie z.B. Matchbox von treibauf.

Warum sollte der Abgleich immer transaktionsgenau erfolgen?

Im Falle eines Saldenabgleichs kommt es häufig vor, dass die Salden nicht genau übereinstimmen. In diesem Fall hat man erst einmal zwei Möglichkeiten: Man kann die Differenz hinnehmen und die Ungenauigkeit ignorieren – was nicht im Sinne der kaufmännischen Sorgfaltspflicht ist.

Wenn aus Zeitgewinn Zeitverlust wird: Die einzige Alternative ist, sich auf die aufwändige, zeitintensive Suche nach der Ursache für die Differenzen zu begeben. Das kann schnell zur sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen werden.

Mehr Transparenz heisst mehr Sicherheit: Ein transaktionsgenauer Abgleich bietet dem Unternehmen zudem viel mehr Transparenz, was die eigenen Finanzflüsse angeht. Die Gefahr von unternehmensinternen Betrugsfällen kann so deutlich reduziert werden. Ganz einfach, weil Ungereimtheiten viel schneller auffallen.

Gesetzlich Pflicht – Der Nachweis der Mittelherkunft: Im Sinne des Bilanz- und Steuerrechts ist nicht zuletzt der exakte Nachweis der Mittelherkunft Pflicht. Diesen exakten Nachweis kann nur ein transaktionsgenauer Abgleich leisten. Denn im Falle eines Saldenabgleich können Unternehmen einzelne Einkünfte nicht nachweisen, was juristische Folgen für das Unternehmen haben kann.

«Wer als Handelsunternehmen die Herkunft seiner Mittel nicht transaktionsgenau nachweisen kann, macht sich bilanz- und steuerrechtlich angreifbar.»

Andreas Grossenbacher, Executive Director & Melanie Wettstein, Senior Manager
Mazars

Kann man elektronische Zahlungen überhaupt transaktionsgenau abgleichen?

Wie bereits oben erläutert, ist der Abgleich elektronischer Zahlungen (Electronic Payment Reconciliation) aus mehreren Gründen mit besonders hohem Aufwand verbunden. Will man dann zusätzlich noch transaktionsgenau abgleichen, wird der Aufwand im Falle eines manuellen Abgleichs riesig.

Die Lösung für dieses Dilemma? Smarte Software-Lösungen, die Electronic Payment Reconciliation automatisieren – und damit viele Stunden Aufwand pro Monat sparen können. Matchbox von treibauf ist eine solche Electronic Payment Reconciliation Software, die zusätzlich durch ihr integriertes Payment Analytics Center die Analyse und das Controlling elektronischer Zahlungen erleichtert.

spar

«Die Automatisierung des Abgleichs unserer elektronischen Zahlungen bringt uns in doppelter Hinsicht weiter: Zum einen spart uns Matchbox jeden Monat viele Stunden Arbeit. Zum anderen ist die Software eine wichtige Instanz, die alle vom Acquirer aufgelisteten Umsätze noch einmal unabhängig kontrolliert.»

Wolfgang Mähr, Geschäftsleiter Informatik, SPAR Gruppe Schweiz

Zusammenfassung: Payment Reconciliation

  • Reconciliation ist ein wichtiger und aufwändiger Bestandteil der Finanzbuchhaltung.
    • Wichtig für Controlling
    • Wichtig für rechtliche Korrektheit (Nachweis Mittelherkunft)
  • Es gibt viele unterschiedliche Arten von Zahlungsabgleichen.
  • Der Abgleich von elektronischen Zahlungen ist durch die höhere Komplexität aufwändiger als andere Reconciliation-Arten.
  • Im Sinne einer höheren Transparenz und rechtlicher Absicherung ist ein transaktionsgenauer Abgleich zu empfehlen.
  • Der dabei entstehende erhöhte Aufwand kann durch Payment-Reconciliation-Software minimiert werden.
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