Payment Reconciliation: Was genau ist das? Und warum sollte der Zahlungsabgleich transaktionsgenau erfolgen?

Im finanziellen Kontext steht der Begriff «Reconciliation» für Abgleich – so viel ist klar. Abgleichen kann man aber natürlich alles Mögliche. In diesem Artikel definieren wir den Begriff des Zahlungsabgleichs, erklären dessen Bedeutung für Ihr Unternehmen, beleuchten unterschiedliche Formen des Zahlungsabgleichs (insbesondere den elektronischen Zahlungsabgleich) und erläutern die Unterschiede zwischen einem Saldenabgleich und einem transaktionsgenauen Abgleich.

Ausserdem erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen den Zahlungsabgleich erheblich vereinfachen kann – und Sie damit Zeit und wertvolle Ressourcen sparen.

Warum ist Payment Reconciliation so wichtig?

Payment Reconciliation dient zwei unterschiedlichen Zwecken: Zum einen geht es im Sinne des Controllings darum, die eingehenden Zahlungsflüsse zu prüfen und mögliche Diskrepanzen zwischen den eigenen Umsatzdaten (getrackt von der Kasse oder dem Webshop) und den Daten externer Zahlungsdienstleister (z.B. Acquirer Banken) zu identifizieren.

Zum anderen gibt es aber auch einen rechtlichen Grund für den Zahlungsabgleich: Für einen belastbaren Jahresabschluss müssen nämlich alle Konten (Haben und Soll) Ihres Unternehmens ausgeglichen sein.

Warum ist Payment Reconciliation Management ein strategisches Thema?

Sowohl aus kaufmännischer als auch aus juristischer Sicht ist Payment Reconciliation für Unternehmen Pflicht. Gleichzeitig bindet der Zahlungsabgleich aber sehr viele zeitliche und personelle Ressourcen, da der gewissenhafte Abgleich der Zahlungsdaten immer grossen Aufwand bedeutet.

Laut einer Studie von PWC bindet Reconciliation bis zu 25% der Ressourcen in den Finanzabteilungen. 40% des gesamten manuellen Aufwands könnte durch Automatisierung für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden.

Vor diesem Hintergrund leuchtet schnell ein, warum die Minimierung des Aufwands rund um das Thema Payment Reconciliation ein wichtiges strategisches Thema ist: Unternehmen können hier mit intelligenten Automatisierungslösungen ihre Mitarbeiter entlasten, menschliche oder technische Fehler vermeiden – und langfristig tausende Stunden Aufwand einsparen.

Was versteht man unter Electronic Payment Reconciliation?

Der Abgleich elektronischer Zahlungen (Electronic Payment Reconciliation) ist streng genommen eine besondere Form des Debitorenabgleichs, der vor allem Handelsunternehmen im Consumer-Sektor betrifft. Die Debitoren sind in diesem Fall die Payment Service Provider bzw. die Acquirer . Hier werden Daten aller elektronischen Zahlungen, die die Kasse getrackt hat, mit den Daten verglichen, die das jeweilige Acquiring Netzwerk getrackt und aufgelistet hat. Kurz gesagt überprüft man also, ob die Daten verschiedener Datenquellen miteinander übereinstimmen.

Der Abgleich elektronischer Zahlungen, auch Electronic Payment Reconciliation genannt, stellt Unternehmen aufgrund der Komplexität vor besondere Herausforderungen. Entsprechend hoch ist hier oft der Abstimmungsaufwand.

Dabei geht es nicht nur darum, zu vergleichen, dass alle vom Acquirer aufgelisteten Transaktionen tatsächlich auf dem eigenen Bankkonto eingegangen sind. Es wird auch kontrolliert, ob die elektronisch abgewickelten Verkäufe, die an der Kasse oder im Webshop registriert wurden, mit den Auszahlungen der Acquirer übereinstimmen. Es kann nämlich auch vorkommen, dass Vergütungen für Verkäufe komplett fehlen.

Warum ist der Abgleich beim Electronic Payment Reconciliation besonders komplex?

Ein Grund für die Komplexität des Abgleichs elektronischer Zahlungen ist die Zeitdifferenz zwischen den getätigten Zahlungen und den tatsächlichen Zahlungseingängen auf dem Konto.

Hinzu kommt, dass manche Zahlungsanbieter mit Sammelüberweisungen arbeiten: Dabei werden die Beträge der Verkäufe innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesammelt und als Summe überwiesen. Weiterhin müssen bei der Electronic Payment Reconciliation auch die Gebühren berücksichtigt werden, die die Zahlungsdienstleister erheben.

Verfolgt ein Unternehmen eine Multi-Acquirer-Strategie, wird der Abgleich der elektronischen Zahlungen noch komplizierter, da dann unterschiedliche Gebührenmodelle, unterschiedliche Überweisungszeitpunkte und Überweisungsmodalitäten abgestimmt werden müssen. Spätestens in diesen Fällen kann intelligente Software den Aufwand beim Abgleich erheblich reduzieren.

Kann man elektronische Zahlungen überhaupt transaktionsgenau abgleichen?

Wie bereits oben erläutert, ist der Abgleich elektronischer Zahlungen (Electronic Payment Reconciliation) aus mehreren Gründen mit besonders hohem Aufwand verbunden. Will man dann zusätzlich noch transaktionsgenau abgleichen, wird der Aufwand im Falle eines manuellen Abgleichs riesig.

Die Lösung für dieses Dilemma? Smarte Software-Lösungen, die Electronic Payment Reconciliation automatisieren – und damit viele Stunden Aufwand pro Monat sparen können. Matchbox von treibauf ist eine solche Electronic Payment Reconciliation Software, die zusätzlich durch ihr integriertes Payment Analytics Center die Analyse und das Controlling elektronischer Zahlungen erleichtert.