Wie Matchbox Finanzbuchhaltung und IT gleichzeitig entlastet

Der Kunde

Das nachhaltig denkende Familienunternehmen Bächli Bergsport bringt Natur, Mensch und Material zusammen. Seit der Gründung im Jahr 1974 ist das Ziel des Schweizer Bergsport-Pioniers bis heute immer das gleiche geblieben: Anderen Bergsportlern wirklich gute Ausrüstung verfügbar machen. Heute bietet Bächli in inzwischen 13 Filialen und dem Online-Shop alles, was Vollblutalpinisten, Gipfelbegeisterte und Bergeinsteiger brauchen, um sicher und mit Freude im Gebirge unterwegs sein zu können.

Die Herausforderung

Schon seit 2004 nutzt Bächli einen Teil der modularen Matchbox-Lösung: Bislang diente die Software jedoch nur dazu, die unterschiedlichen Acquirer-Daten zu bündeln und kanalisiert in das ERP des Unternehmens zu importieren. Der Zahlungsabgleich (also das Matching) selbst wurde mit einem eigens entwickelten Modul innerhalb des ERP-Systems gelöst, was kontinuierlich grosse Aufwände für die IT mit sich brachte.

«Im Laufe der Zeit kamen wir zur Erkenntnis, dass wir mit der vollumfänglichen Matchbox-Lösung besser bedient sind, als mit unserer Individualentwicklung –zumal wir den Aufwand für einen fortlaufenden Betrieb einer eigenen Matching-Lösung deutlich unterschätzt hatten», fasst Alexander Künzler, Informatiker bei Bächli Bergsport, die Erkenntnis der IT-Abteilung zusammen.

Ein weiteres Ziel war, die Finanzbuchhaltung durch die Nutzung der Matching-Funktion zu entlasten, da die Anwendung deutlich einfacher und intuitiver zu bedienen ist – und fast ohne die Hilfe der IT betrieben werden kann. In diesem Zusammenhang ging es auch darum, mit der neuen Lösung die Bankenabstimmung für die Finanzbuchhaltung zu vereinfachen.

Die Lösung

2022 war es dann soweit: Im Zuge der Einführung des neuen ERP-Systems Microsoft Dynamics 365, entschied Bächli Bergsport, das Matching nun komplett über Matchbox von treibauf abzuwickeln.

Nachdem man in einem gemeinsamen Kick-Off-Meeting mit treibauf das Konzept und den Projektplan abgestimmt hatte, wurde direkt die Finanzbuchhaltung in die weitere Planung mit einbezogen: Schliesslich muss Matchbox so konfiguriert und implementiert werden, dass das Tool den Arbeitsalltag des Teams bestmöglich erleichtert.

Für die modulare Erweiterung der Software konnte das Team auf die bereits bestehenden Strukturen aufsetzen: Bächli liefert alle ERP-Transaktionsdaten (sowohl von den POS als auch den Online-Shops) über den SFTP-Server an die Matchbox-Software. Statt der Gesamtheit aller Acquirer-Daten werden über den FTP-Server jetzt jedoch die bereits «gematchten» Daten in Microsoft Dynamics 365 importiert. In diesem Zusammenhang wurden die Algorithmen und Matching-Levels optimiert – so dass der Abgleich seitdem deutlich zuverlässiger funktioniert.

Die Funktion, dass Matchbox aus den gematchten Daten automatisch Buchungssätze erstellt, nutzt Bächli aktuell übrigens nicht: Die Kontierung erfolgt innerhalb des ERPs Microsoft Dynamics.

Nach Entwicklung, Konfiguration, Testing, Dokumentation und Einführung war es am 01.04.2022 dann soweit: Die neuen Matching-Funktionen wurden unternehmensübergreifend bei Bächli Bergsport ausgerollt. Seitdem gleicht die Lösung zuverlässig alle elektronischen Zahlungsdaten der 13 Filialen und Online-Shops ab.

Das Ergebnis

«Dank Matchbox kann die Finanzbuchhaltung den Zahlungsabgleich deutlich einfacher und effizienter betreiben als mit der Vorgängerlösung – und zwar fast ohne Unterstützung durch unsere Informatikabteilung. Die Software ist einfach zu handhaben, nimmt uns sehr viel Arbeit ab und ist genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten. Jetzt haben wir eine bewährte, übersichtliche und durchdachte Lösung, die unsere Finanzbuchhaltung beim gesamten Abstimmungsprozess bestens unterstützt», bringt Alexander Künzler den Mehrwert der Lösung für Bächli Bergsport auf den Punkt.

Neben der Vereinfachung der Prozesse sieht Alexander Künzler einen grossen Vorteil in der abteilungsübergreifenden Transparenz und Übersichtlichkeit, die durch die neue Lösung entstanden ist: «Seit wir Matchbox nutzen, gibt es einfach keine Reibungsverluste und Missverständnisse zwischen Finanzbuchhaltung und IT mehr.» Mit der intuitiven Benutzeroberfläche von Matchbox kann die Finanzbuchhaltung nun selbständig das Matching überwachen und wo nötig händisch anpassen.

Hinzu kommt, dass auch die Bankabstimmung mit Matchbox jetzt deutlich besser, einfacher und zuverlässiger funktioniert: Die Sachbearbeiter:innen bei Bächli sehen nämlich nun auf einen Blick, ob die Abstimmung korrekt ist – und das ohne aufwändige Abstimmungsarbeiten.