Cloud-Kassensysteme bieten eine Reihe nicht zu unterschätzender Vorteile: So sind sie meist deutlich flexibler und mobiler als klassische, PC-basierte Kassensysteme. Was Cloud-Kassen genau sind, ob Ihr Unternehmen von einem Wechsel profitieren könnte – und was Sie bei der Auswahl und Integration beachten sollten, haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.
Welche Arten von Kassensystemen gibt es?
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen offenen und geschlossenen Kassensystemen:
Was ist ein Cloud-Kassensystem?
Ein Cloud-Kassensystem bezeichnet ein Kassensystem, bei dem die Software und alle Daten in der Cloud gehostet werden: Die Kassensoftware ist bei Cloud-Kassensystemen also nicht auf einem lokalen Computer oder Server installiert, sondern läuft immer online über einen entfernten Server, auf den dann über Computer, Tablets oder Smartphones via Web-Browser zugegriffen wird. Die Installation der Software auf lokalen Geräten entfällt deshalb bei Cloud-Kassen komplett.
Immer wieder stösst man auch auf den Begriff Online-Kassensystem. Während es sich bei Cloud-Kassensystemen prinzipiell immer auch um Online-Kassensysteme handelt, muss ein Online-Kassensystem nicht immer notwendigerweise ein Cloud-Kassensystem sein: Es kann sich nämlich dabei auch um Softwarelösungen handeln, die auf einem zentralen Server im Unternehmen installiert sind. Thin Clients (wie z.B. Mobile Kassen) können dann über eine Netzwerkanbindung auf diesen zentralen Server zugreifen.
Übrigens: Für die einfache Anbindung von EFT/POS-Terminals an solche Online-Kassensysteme haben wir Pepper Container entwickelt.
Was sind die Vorteile von Cloud-Kassensystemen?
Ob im Einzelhandel, in der Gastronomie, in Hotels oder auch in Dienstleistungsunternehmen: Cloud-Kassen sind in vielen Branchen auf dem Vormarsch. Nicht zuletzt, weil sie eine ganze Reihe substantieller Vorteile wie z.B. mehr Flexibilität, Mobilität oder die Möglichkeit einer Echtzeitanalyse von Verkaufsdaten bieten. Die wichtigsten Vorteile von Cloud-Kassensystemen haben wir hier für Sie zusammengefasst:
- Von überall auf alles Zugriff: Mit einer funktionierenden Internetverbindung können Nutzer von überall auf der Welt auf das Kassensystem zugreifen, was Cloud-Kassensysteme insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten oder mobilen Verkaufsstellen attraktiv macht.
- Keine Installation auf lokalen Geräten nötig: Da es sich bei Cloud-Kassensystemen um eine webbasierte Software handelt, muss Ihre IT sich nicht um die aufwändige Installation auf lokalen Geräten kümmern – und kann diese Zeit in andere Tasks investieren.
- Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Cloud-Technologie bringt noch einen weiteren Vorteil mit sich: Das Cloud-Kassensystem ist leicht skalierbar und kann schnell und unkompliziert an die sich verändernden Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden.
- Automatische Updates: Auch in Sachen Wartung und Software-Aktualisierungen entlasten Cloud-Kassensysteme das IT-Team. Der Anbieter kümmert sich komplett darum, die Software ist ganz automatisch immer auf dem neuesten Stand.
- Sicherheit und Datensicherung: Cloud-Kassensysteme verfügen zumeist über Sicherheitsmassnahmen, um die sensiblen Daten Ihrer Kunden zu schützen. Darüber hinaus werden regelmässig automatisch Backups durchgeführt, um den Verlust von Daten zu verhindern.
- Echtzeitdaten: Da alle Daten in Echtzeit in der Cloud gespeichert werden, sind alle Verkaufs- und Inventardaten immer aktuell und können von jedem autorisierten Gerät aus abgerufen werden.
Was sind die Nachteile von Cloud-Kassensystemen?
Neben den zahlreichen Vorteilen haben Cloud-Kassen auch ein paar Nachteile im Vergleich zu klassischen PC-basierten Kassensystemen. Damit Sie selbst eine möglichst fundierte Entscheidung treffen können, welches Kassensystem für Ihr Unternehmen am besten funktioniert, haben wir auch die wichtigsten Nachteile von Cloud-Kassensystemen aus unserer Sicht hier auf einen Blick zusammengefasst:
- Abhängigkeit von einer Internetverbindung: Cloud-Kassensysteme funktionieren nur mit einer zuverlässigen Internetverbindung. Wenn die Verbindung unterbrochen ist, kann dies den Betrieb beeinträchtigen und Transaktionen verzögern. Fällt das Internet ganz aus, kann das die Abwicklung empfindlich stören.
- Datenhoheit und Datenschutz: Bei Cloud-Kassensystemen besteht immer die Frage der Datenhoheit, da Ihre Unternehmensdaten auf Servern eines anderen Unternehmens gespeichert werden.
- Kosten über die Zeit: Fast alle Cloud-Kassensysteme werden über ein monatlich zu zahlendes Abonnement-Modell (SAAS) abgerechnet. Während Cloud-Kassensysteme anfangs sehr kostengünstig sind, summieren sich die monatlichen Abonnementgebühren im Laufe der Zeit. Dafür hat man dann allerdings auch kontinuierlich den entsprechenden Service und kann die internen Aufwände deutlich verringern.
- Kompatibilität mit Hardware: Die Integration von Hardware, wie z.B. Kartenterminals, kann manchmal kompliziert sein – doch dafür hat treibauf eine starke Lösung bereits in der Pipeline.
Die Wahl zwischen einem Cloud-Kassensystem und einem herkömmlichen Kassensystem hängt von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen Ihres Unternehmens ab. Deshalb sollten Sie sorgfältig prüfen, wie die Vor- und Nachteile auf Ihre Situation zutreffen – und auf dieser Basis die beste Lösung entsprechend auswählen.
Wer sind die wichtigsten Anbieter von Cloud-Kassensystemen?
Inzwischen gibt es eine ganze Reihe von Anbietern von Cloud-Kassensystemen, die sich zum Teil auch auf bestimmte Branchen spezialisiert haben. Die aus unserer Sicht vier wichtigsten Anbieter haben wir hier für Sie aufgelistet.
Wie finde ich das passende Cloud-Kassensystem für mein Unternehmen?
Die Auswahl des optimalen Cloud-Kassensystems hängt stark von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Bei der Auswahl eines Anbieters gilt es, neben den branchenspezifischen Funktionen und den laufenden Kosten auch den Aufwand der Integration, die Benutzerfreundlichkeit und den Kundensupport zu berücksichtigen. Hier sind einige Schritte, die Ihnen bei der Auswahl helfen können:
Welche Funktionen brauchen Sie für Ihre Branche und Ihr Geschäftsmodell? Zum Beispiel Inventarverwaltung, Berichterstellung oder Integration von Zahlungsarten?
Legen Sie Ihr Budget für Ihr Kassensystem fest. Beachten Sie dabei nicht nur die anfänglichen Kosten, sondern lassen Sie die monatlichen Abonnementgebühren sowie eventuelle Zusatzkosten für Hardware und Dienstleistungen in Ihre Überlegungen mit einfliessen.
Führen Sie eine gründliche Recherche der Cloud-Kassensystem-Anbieter durch, die für Ihre Branche relevant sind. Lesen Sie Bewertungen, suchen Sie nach Empfehlungen und fragen Sie andere Unternehmen nach deren Erfahrungen.
Stellen Sie sicher, dass das jeweilige Cloud-Kassensystem Ihren Anforderungen gerecht wird und allen geltenden Datenschutz- und Compliance-Vorschriften entspricht.
Nutzen Sie die Möglichkeit von Demo- oder Testversionen, um das System in Ihrem Geschäftsalltag in der Praxis auszuprobieren.
Lesen Sie die Vertragsbedingungen sorgfältig durch. Achten Sie dabei besonders auf die Vertragslaufzeiten, die Kündigungsbedingungen und mögliche Preisanpassungen.
Klären Sie, wie einfach es ist, Daten aus Ihrem bestehenden Kassensystem in das neue System zu migrieren, falls Sie bereits eines nutzen.
Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Support- und Wartungsdienste anbietet, um technische Probleme zu beheben und sicherzustellen, dass Ihr System reibungslos läuft.
Was gilt es bei der Anbindung von Kartenterminals an Cloud-Kassen zu beachten?
Da viele Kunden bargeldlos an Ihren Cloud-Kassen bezahlen möchten, sollten Sie ein Kartenterminal (auch EFT/POS-Terminal genannt) an das Cloud-Kassensystem anbinden. Damit alle Funktionalitäten gewährleistet sind, müssen das Kartenterminal und die Kasse über ein Kommunikationsprotokoll miteinander kommunizieren. Nur so kann ein komplettes Cloud-POS-System funktionieren.
Dafür ist es wichtig, dass diese Protokolle miteinander kompatibel sind. Mit anderen Worten: Die Cloud-Kassensoftware muss die Kommunikationsprotokolle des jeweiligen Terminals unterstützen, damit das Terminal integriert werden kann. Das kann schnell kompliziert werden, da es hunderte unterschiedliche Protokolle gibt.
Bei der Auswahl des EFT/POS-Terminals ist es aber nicht nur wichtig, darauf zu achten, dass das jeweilige Terminal mit der Cloud-Kassensoftware des Anbieters kompatibel ist. Die Cloud-Kassensoftware sollte auch in der Lage sein, die von den Kartenterminals unterstützten Zahlungsarten und -dienstleister zu verarbeiten.
Universelle Schnittstellen, die eine grosse Zahl unterschiedlicher Kommunikationsprotokolle unterstützen, können die Anbindung von Kartenterminals an Ihre Cloud-Kassensoftware erleichtern und beschleunigen. Das neue PepperQik von treibauf ist ein Beispiel für eine solche universelle Schnittstelle – speziell entwickelt für Cloud-Kassensysteme.
Die Software wird im Oktober auf den Markt kommen. Sie möchten sofort informiert werden, wenn diese neueste Pepper-Lösung verfügbar ist? Dann abonnieren Sie am besten gleich unseren Newsletter.
