Freedom of choice: Die Bedeutung von Unabhängigkeit im Kontext elektronischer Zahlungen

«Wir haben leider keine Wahl! Wir würden gern den Anbieter wechseln, aber der Aufwand ist einfach viel zu gross.» Ein solches oder ähnliches Szenario mag Ihnen vielleicht bekannt erscheinen. Das Gefühl, nicht mehr wirklich die Wahl zu haben, kann ganz unterschiedliche Ursachen haben. In diesem Artikel wollen wir die verschiedenen Formen wirtschaftlicher Abhängigkeit im Kontext elektronischer Zahlungen näher unter die Lupe nehmen – und vor allem, wie Ihr Unternehmen sie überwinden kann!

Eine der grössten Abhängigkeiten entsteht durch die Integration der bargeldlosen Zahlungsmöglichkeiten in die eigene IT-Infrastruktur: Die Kassen-Software und/oder der Webshop müssen an das unternehmenseigene ERP angebunden werden, EFT/POS-Terminals wiederum müssen mit der Kassensoftware kommunizieren können.

Da es hier viele Schnittstellen gibt, die für reibungslose Prozesse essenziell sind, wird ein Wechsel der jeweiligen Anbieter schnell sehr komplex und aufwändig. Dadurch entsteht in vielen Fällen ein Lock-in-Effekt für die Handelsunternehmen. So bezeichnet man einen Zustand, bei dem der hohe Aufwand bzw. die hohen Kosten den Wechsel des Anbieters sehr schwierig machen.

Im Kontext von Acquirern haben wir das Phänomen des Lock-in-Effekts übrigens in einem eigenen Artikel näher beleuchtet.

Technologische Abhängigkeiten entstehen vor allem durch die Vielfalt und Komplexität unterschiedlicher Schnittstellen, die zum Teil nicht miteinander kompatibel sind. Hier können universelle Schnittstellen dabei helfen, den Lock-in-Effekt zu vermeiden. Damit bekommen Unternehmen endlich die Möglichkeit, den Zahlungsanbieter ohne grossen Aufwand zu wechseln oder sogar mit verschiedenen Zahlungsanbietern zusammenzuarbeiten.

Ein Beispiel gefällig? Pepper von treibauf ist eine universelle Schnittstelle für die Kommunikation zwischen EFT/POS-Terminal und Kassensoftware. Sie erlaubt Handelsunternehmen oder gastronomischen Betrieben, jederzeit ohne grossen Aufwand Terminal oder Kassensoftware zu wechseln und damit immer den Acquirer mit den besten Konditionen nutzen zu können. Auch eine sogenannte Multi-Acquiring-Strategie – also mit mehreren Acquiring-Banken gleichzeitig zusammenarbeiten – wird durch eine solche universelle Schnittstelle erst möglich!

Wenn es um neue Software-Lösungen geht, lohnt es sich, von Anfang an darauf zu achten, dass diese möglichst modular aufgebaut sind und über universelle Schnittstellen verfügen. Die Electronic Payment Reconciliation & Analytics Software Matchbox zum Beispiel ist aus diesem Grund ganz bewusst so konzipiert, dass sie dem jeweiligen ERP vorgelagert ist und zusätzlich über offene Schnittstellen verfügt. Schon mal eine Sorge weniger, falls man sich dafür entscheidet, das ERP zu wechseln!

Data is everything, everything is data. Soweit so wahr. Wenn wir uns bei den gesammelten Daten aber auf unsere Dienstleister verlassen müssen, geraten wir hier in eine ganz besondere Form der Abhängigkeit: Wir sind gezwungen, uns auf die Qualität und Korrektheit der extern gesammelten Daten zu verlassen – und diesen gewissermassen blind zu vertrauen.

Im Kontext elektronischer Zahlungen sammeln die Acquirer alle Daten zu den getätigten elektronischen Zahlungen und lassen diese ihren Kunden in Form von Auflistungen und Zusammenfassungen zukommen. Oft verlassen sich Handelsunternehmen oder gastronomische Betriebe blind auf diese Daten – und geraten so in eine ganz besondere Form der Abhängigkeit.

Wer sich unabhängig von den Daten der Dienstleister machen will, sollte diese Daten grundsätzlich mit den eigenen Daten abgleichen. Oft genug tauchen hier dann auch beachtliche Differenzen auf. Gerade wenn es um Zahlungsdaten geht, können diese Differenzen für Unternehmen von grosser Relevanz sein.

Ein praktisches Tool, das den Abgleich der eigenen Zahlungsdaten mit den Daten der Acquirer automatisiert, ist Matchbox von treibauf. Die Electronic Payment Reconciliation und Analytics Software macht Differenzen sofort sichtbar und schenkt Unternehmen damit wertvolle Informationshoheit zurück. Damit gewinnen sie nicht nur mehr Unabhängigkeit, sondern auch wertvolle Transparenz, was die Zahlungsstrukturen und die angefallenen Gebühren angeht.

Wenn es um unterschiedliche Zahlungsarten wie Kreditkarte, Girocard, PayPal oder Mobile Payments geht, sind Unternehmen immer davon abhängig, welche Zahlungsart die Kundinnen und Kunden bevorzugen. Diese Präferenzen ändern sich ständig, unter anderem weil neue Technologien den Zahlungsprozess für die Konsument:innen immer einfacher und reibungsloser machen.

Wenn sie Kunden- und Umsatzeinbussen verhindern wollen, sind Unternehmen dazu gezwungen, sich den Präferenzen ihrer Kunden anzupassen – und die gewünschten Zahlungsarten als Option anzubieten.

Das wiederum zieht eine Kette an technologischen Voraussetzungen nach sich: Am POS müssen Terminal und Kassensoftware die Zahlungsart abwickeln können, im Webshop müssen die Zahlungsarten ebenfalls erfolgreich integriert werden. Nicht zuletzt rufen unterschiedliche Acquirer für die gleiche Zahlungsart oft unterschiedliche Gebühren auf.

Verfolgt ein Unternehmen eine Multi-Acquirer-Strategie, wird der Abgleich der elektronischen Zahlungen noch komplizierter, da dann unterschiedliche Gebührenmodelle, unterschiedliche Überweisungszeitpunkte und Überweisungsmodalitäten abgestimmt werden müssen. Spätestens in diesen Fällen kann intelligente Software den Aufwand beim Abgleich erheblich reduzieren.

Um die Abhängigkeit von einer begrenzten Anzahl an Zahlungsarten zu reduzieren, sollten Unternehmen eine breite Palette an Zahlungsarten anbieten – und immer flexibel bleiben, was die Integration neuer Zahlungsarten betrifft. Nur so können sie den Bedürfnissen der Konsument:innen dauerhaft gerecht werden.

Dabei lohnt sich auch ein Blick auf die Konditionen für bestimmte Zahlungsarten. Gerade für internationale Handelsunternehmen oder Gastronomiebetriebe kann es sich lohnen, mit unterschiedlichen Acquirern zusammenzuarbeiten, um je nach gewählter Zahlungsart den Acquirer mit den besten Konditionen wählen zu können. Die so genannte Multi-Acquiring-Strategie haben wir in einem eigenen Artikel genauer erläutert.

Technologische Unabhängigkeit ist eine wichtige Voraussetzung für eine solche Strategie: Denn davor muss unter anderem gewährleistet sein, dass verschiedene EFT/POS-Terminals parallel genutzt werden können. Hier möchten wir nochmals auf den signifikanten Nutzen der universellen Schnittstelle Pepper verweisen.

Wer elektronische Zahlungen anbietet, muss Kapazitäten bereitstellen, um diese Prozesse im ersten Schritt abwickeln und im zweiten Schritt verarbeiten zu können: Zahlungsmittel müssen integriert, EFT/POS-Terminals eingebunden und getestet werden. Nach der Zahlungsabwicklung müssen die Zahlungen buchhalterisch erfasst, abgeglichen und bilanztechnisch sauber verbucht werden.

Diese Prozesse binden nicht nur jede Menge personelle Kapazitäten, sondern sind auch anfällig für menschliche Fehler. Im besten Fall führen solche Fehler dazu, dass sich die Prozesse verzögern und dadurch zusätzliche interne Kosten verursachen. Sie können aber auch zu schwerwiegenden Problemen führen. Wenn zum Beispiel Zahlungsterminals ausfallen oder bestimmte Zahlungsprozesse nicht funktionieren, können die Umsatzeinbussen bei grösseren Unternehmen schnell in die Millionen gehen.

Hinzu kommt in diesem Kontext noch das Problem des aktuellen Fachkräftemangels. Die Personalknappheit kann dazu führen, dass einfach nicht genügend personelle Kapazitäten für die Abwicklung und Verarbeitung der Prozesse zur Verfügung stehen. Es überrascht nicht, dass in solchen Fällen auch die Wahrscheinlichkeit für menschliche Fehler steigt.

Um die internen Prozesse rund um die Zahlungsabwicklung und -verarbeitung kommt kein Unternehmen herum. Die Frage ist, wie man diese Prozesse am sichersten und effizientesten gestaltet.

Die Digitalisierung und Automatisierung dieser Prozesse kann hier einerseits die Abhängigkeit von Fachkräften verringern und dafür sorgen, dass die Fachkräfte ihre Kapazitäten gezielter und sinnvoller einsetzen können. Hinzu kommt, dass die Automatisierung die Anfälligkeit für menschliche Fehler deutlich reduziert und damit die Genauigkeit verbessert.

Ein Beispiel für die Automatisierung manueller Prozesse ist Matchbox von treibauf. Die Software automatisiert den arbeitsaufwändigen, transaktionsgenauen Abgleich bargeldloser Zahlungen und setzt so in den überlasteten Buchhaltungsbüros wertvolle Kapazitäten frei.